Koneksi Traveloka, tiket, Agoda ke Channel Manager

Sebelum mulai: yang perlu disiapkan

Login untuk setiap extranet. TERA untuk Traveloka, extranet mitra tiket.com, dan partner portal Agoda (YCS).
Property ID di setiap OTA. Ini nomor yang dipakai OTA untuk properti Anda. Biasanya ada di extranet atau di kontrak kerja sama.
Daftar tipe kamar. Misalnya: Deluxe Double, Twin, Family Villa. Tulis jumlah masing-masing.
Daftar rate plan. Rate plan adalah satu harga dengan aturannya, misalnya "Room only, bisa batal gratis" atau "Dengan sarapan, non-refundable".
Booking yang sudah ada. Semua booking ke depan dari semua sumber, termasuk WhatsApp dan walk-in.
Koneksi lama. Kalau ada OTA yang sudah terhubung ke channel manager lain atau alat sinkronisasi kalender, catat. Anda perlu mematikannya dulu.

Yang dibutuhkan tiap OTA: tabel untuk pemilik

Langkahnya mirip untuk ketiganya. Detailnya sedikit berbeda. Tabel ini menunjukkan apa yang kami tahu dari cara koneksi bekerja di Kiyo. Selalu cek juga halaman bantuan OTA, karena tampilan OTA bisa berubah.

OTA	Yang Anda berikan ke channel manager	Siapa yang mengaktifkan	Yang perlu diperhatikan	Tempat mengecek
Traveloka	Property ID Traveloka	Anda, dan kadang support Traveloka perlu menyalakan koneksi channel manager	Menurut catatan setup Kiyo, hanya tipe harga RETAIL yang bisa di-mapping (lihat di bawah)	Halaman mitra TERA (membuka tab baru)
tiket.com	Hotel ID tiket.com	Anda. Menurut catatan setup Kiyo, kirim email ke support tiket.com kalau pindah dari channel manager lain	Matikan sinkronisasi kalender lama untuk properti itu	Pusat bantuan tiket.com (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris)
Agoda	Property code Agoda	Anda, sesuai perjanjian Anda dengan Agoda	Setelah terhubung, ubah harga dan ketersediaan di channel manager, bukan di portal	Agoda Partner Hub (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris)

Halaman bantuan Agoda menjelaskan ini dengan jelas. Kalau properti Anda terhubung ke channel manager, harga dan ketersediaan diubah di sistem itu. Perubahan yang hanya dibuat di portal Agoda bisa tidak bertahan.

tiket.com menjelaskan bahwa fitur sinkronisasi kalendernya berbeda dengan channel manager. Sinkronisasi kalender hanya memblok tanggal untuk vila dan apartemen yang disewakan utuh. Channel manager juga bisa mengubah allotment (jumlah kamar yang Anda berikan ke OTA), rate plan dan kebijakan.

Langkah demi langkah: hubungkan OTA pertama

Kerjakan satu OTA dulu. Mulai dari OTA yang paling banyak mendatangkan booking, supaya Anda belajar langkahnya di tempat yang paling penting.

Atur kamar dan harga di channel manager dulu. Masukkan semua tipe kamar, jumlah kamar dan setiap rate plan. Sisi OTA harus sama dengan yang benar-benar bisa Anda jual.
Pastikan OTA mengizinkan koneksi. Di extranet, cari bagian connectivity atau channel manager. Kalau tidak ketemu, hubungi support mitra OTA dan sebutkan channel manager yang ingin Anda pakai.
Matikan koneksi lama. Putuskan channel manager lama atau sinkronisasi kalender untuk properti itu. Dua alat yang mengirim update ke satu OTA bisa mengirim angka yang bertabrakan.
Masukkan property ID. Di channel manager, tambahkan OTA lalu tempel property ID dari OTA tersebut.
Mapping kamar dan harga. Mapping artinya memberi tahu sistem "Deluxe Double saya di sini sama dengan Deluxe Double di sana". Cocokkan setiap tipe kamar dan setiap rate plan. Jangan ada yang setengah jadi.
Kirim ketersediaan dan harga. Kirim (push) kalender ke OTA. Lalu buka extranet dan cek beberapa tanggal secara manual.
Buat booking tes atau pantau booking asli pertama. Pastikan booking masuk ke channel manager dengan tanggal, kamar dan harga yang benar.
Cek OTA lain ikut tertutup. Saat booking itu masuk, kamar yang sama harus tertutup di channel lain yang terhubung.
Ulangi untuk OTA berikutnya. Pindah hanya kalau OTA pertama sudah rapi.

Mapping kamar dan harga tanpa salah

Sebagian besar masalah koneksi datang dari mapping, bukan dari koneksinya. Berikut jebakan yang paling sering terjadi.

Nama kamar tidak sama. Di sistem Anda tertulis "Garden Villa", di OTA "Villa with Garden View". Tidak masalah. Yang di-mapping adalah kamarnya, bukan namanya. Pastikan saja pasangannya benar.

Jumlah kamar tidak sama. Kalau Anda punya empat kamar Deluxe tetapi di OTA tercatat enam, perbaiki dulu sebelum live. Kalau tidak, OTA mengira Anda punya kamar yang sebenarnya tidak ada.

Rate plan tambahan di OTA. Seiring waktu, banyak properti menumpuk promo lama atau harga tes di extranet. Putuskan mana yang masih dijual. Mapping rate plan itu, lalu tutup sisanya.

Tipe harga Traveloka. Menurut catatan setup Kiyo, hanya tipe harga RETAIL di Traveloka yang bisa di-mapping ke channel manager. Kalau Anda menjual tipe harga lain di sana, tanyakan ke support Traveloka cara mengaturnya sebelum menghubungkan.

Paket. Paket (misalnya kamar plus antar jemput bandara) bisa menjadi produk terpisah di OTA. Cek cara tiap OTA memperlakukannya sebelum di-mapping.

Yang tetap diurus di extranet

Channel manager mengerjakan banyak tugas harian. Tetapi channel manager tidak menggantikan extranet untuk semua hal. Masukkan tugas ini ke jadwal Anda.

Tugas	Biasanya dari channel manager	Biasanya di extranet OTA
Ketersediaan (kamar kosong per tanggal)	Ya	Cek saja
Harga per malam	Ya	Cek saja
Minimum menginap dan tanggal tutup	Sering ya	Cek saja
Foto dan deskripsi	Tidak	Ya
Promo OTA dan program visibilitas	Tidak	Ya
Invoice dan pembayaran komisi	Tidak	Ya

Pesan tamu dan review adalah hal terpisah. Di Kiyo, pesan dan review dari Traveloka, tiket.com dan Agoda tidak ditarik masuk, jadi Anda membalasnya di masing-masing extranet. Kiyo hanya menarik pesan dan review OTA dari Booking.com, Airbnb dan Expedia, di paket Pro ke atas.

Cara tes koneksi

Koneksi bisa terlihat beres di layar tetapi masih ada satu kamar yang salah. Tes 15 menit bisa menyelamatkan Anda dari malam yang kacau.

Pilih tanggal sekitar dua minggu lagi yang masih banyak kamar kosong.
Ubah sedikit harga satu tipe kamar di channel manager. Push.
Buka setiap extranet dan cek harga baru muncul di tanggal itu.
Tutup tipe kamar itu untuk satu tanggal. Cek apakah tanggal itu tertutup di setiap OTA.
Buka lagi tanggal itu, lalu cek apakah sudah terbuka kembali.
Saat booking asli pertama masuk, buka dan cocokkan tanggal, kamar, jumlah tamu dan harga dengan OTA.

Contoh hitungan: hotel 12 kamar di Yogyakarta

Ini contoh rekaan, bukan properti nyata, dan bukan janji hasil.

Bayangkan sebuah hotel 12 kamar di Yogyakarta. Ada 8 kamar Deluxe dan 4 kamar Family. Hotel ini berjualan di Traveloka, tiket.com dan Agoda, ditambah WhatsApp dan walk-in. Saat ini pemiliknya mengubah tiga extranet secara manual setiap malam.

Hari 1: persiapan. Pemilik mencatat tiga property ID, dua tipe kamar, dan rate plan yang masih dijual di setiap OTA. Di Agoda ternyata ada dua promo lama yang tidak pernah dipakai lagi. Pemilik memutuskan untuk menutupnya.

Hari 2: kamar dan harga di channel manager. Pemilik memasukkan 8 kamar Deluxe dan 4 kamar Family, ditambah dua rate plan: "Room only" dan "Dengan sarapan".

Hari 3: Traveloka dulu. Traveloka mendatangkan booking paling banyak, jadi dikerjakan pertama. Saat mapping, pemilik melihat bahwa kamar Family di Traveloka tercatat 6 kamar, bukan 4. Jumlahnya diperbaiki sebelum go-live. Tanpa perbaikan itu, Traveloka bisa menjual dua kamar Family yang sebenarnya tidak ada.

Hari 4: tes. Pemilik mengubah satu harga, menutup satu tanggal lalu membukanya lagi. Semua perubahan muncul di Traveloka selama tes.

Hari 5 sampai 7: tiket.com, lalu Agoda. Langkahnya sama, satu OTA setiap kali, dengan tes yang sama setiap kali.

Sekarang dari sisi uang dan waktu. Kalau update malam itu memakan sekitar 20 menit per hari, berarti sekitar 10 jam per bulan habis untuk menyalin angka yang sama ke tiga layar. Harga Kiyo dari Rp40rb per kamar per bulan (membuka tab baru), ditambah biaya dasar paket. Di paket Starter, 12 kamar dihitung 12 × Rp40rb = Rp480rb, ditambah biaya dasar Rp150rb, jadi Rp630rb per bulan, sudah termasuk channel manager. Pembayaran tahunan lebih hemat 20% dari seluruh harga bulanan, bukan hanya bagian per kamar.

Urutannya penting: siapkan data, mapping satu OTA, tes, baru lanjut ke OTA berikutnya.

Coba kalender harga Kiyo di demo

Masalah umum dan cara cepat mengatasinya

Booking tidak masuk. Cek apakah kamar dan rate plan di booking itu sudah di-mapping. Rate yang belum di-mapping adalah penyebab paling umum.
OTA masih menampilkan harga lama. Cek apakah update sudah di-push, dan tidak ada alat lama yang masih terhubung.
Kamar terlihat terbuka di OTA padahal penuh. Cek apakah jumlah kamar di OTA sama dengan kamar yang sebenarnya, dan semua booking sudah ada di sistem.
Dua tamu untuk satu kamar. Di sistem yang terhubung, penyebabnya biasanya booking di luar sistem (telepon, WhatsApp atau walk-in) yang tidak langsung dicatat. Baca langkah jika tamu kena double booking (membuka tab baru).

Satu aturan tim yang paling penting: setiap booking dari WhatsApp, telepon dan walk-in langsung dicatat di sistem. Artikel kami tentang cara mencegah double booking (membuka tab baru) menjelaskan alasannya.

Menghubungkan ketiganya di Kiyo dan menjaga semuanya tetap sinkron

Kiyo adalah PMS dan channel manager untuk hotel independen, vila dan guesthouse. Kiyo terhubung ke 75+ OTA, dan Traveloka, tiket.com serta Agoda termasuk channel yang didukung. Begini langkah di atas berjalan di Kiyo.

Menghubungkan. Anda menambahkan setiap OTA dengan menempelkan property ID atau hotel ID-nya. Ketiganya lalu memakai layar mapping yang sama, jadi setelah OTA pertama, dua lainnya terasa familier. Support Traveloka mungkin perlu menyalakan koneksinya lebih dulu.
Ketersediaan. Saat booking masuk dari salah satu dari ketiganya, atau dari website atau front desk Anda, Kiyo menghitung sisa kamar untuk tipe itu dan mengirim angka barunya ke channel lain yang terhubung. Kamar terkunci otomatis. Saat tamu check-out, kamar yang kosong juga dikirim kembali.
Harga dan aturan. Anda mengatur harga, rate plan, minimum dan maksimum menginap, close to arrival, close to departure dan stop sell di kalender harga Kiyo, per tanggal atau sekaligus. Semuanya dikirim ke OTA saat Anda menekan Push to OTAs lalu mengonfirmasi. Tidak ada yang terkirim dengan sendirinya.
Booking. Booking baru, booking yang diubah dan yang dibatalkan dari OTA ini masuk ke Kiyo. Kalau tamu perlu mengubah booking OTA, Anda mengubahnya di extranet OTA tersebut, bukan di Kiyo.
Kalau ada yang rusak. Kalau koneksi gagal, Anda mendapat pemberitahuan dan Kiyo juga langsung mendapat peringatan.

Yang disiapkan tim Kiyo bersama Anda

Kami menyiapkannya bersama Anda, dalam Bahasa Indonesia atau Inggris, dengan tim yang mencakup staf Indonesia. Untuk ketiga OTA ini, onboarding biasanya mencakup:

Property ID Anda. Kami mengumpulkan ID Traveloka, tiket.com dan Agoda bersama Anda, lalu mengecek bahwa setiap OTA mengizinkan koneksi.
Kamar dan rate plan. Kami memasukkan tipe kamar, jumlah kamar dan rate plan Anda di Kiyo, dan membantu Anda memilih harga lama di OTA yang perlu ditutup.
Mapping. Kami melakukan mapping setiap kamar dan harga di layar mapping Kiyo, satu OTA setiap kali.
Tes. Kami menjalankan tes harga dan tes tutup tanggal bersama Anda. Kalau Anda minta, kami bisa menunjukkan tes kamar terakhir secara langsung: satu booking menutup kamar itu di channel lain.
Setelah go-live. Properti Anda mendapat grup WhatsApp sendiri dengan tim Kiyo.

Kalau Anda ingin tahu tugas mana yang ada di PMS dan mana yang ada di channel manager, baca beda PMS dan channel manager (membuka tab baru).

Setup gratis, bayar mulai go-live, jaminan uang kembali 14 hari.