Perbedaan paling sederhana: mengelola masa inap atau menjual kamar
PMS menjawab pertanyaan tim di dalam properti:
- Siapa yang datang hari ini, dan di kamar mana ia akan menginap?
- Apakah tamu memperpanjang masa inap?
- Kamar mana yang terisi, kosong, diblokir, atau sedang disiapkan?
- Apa yang perlu diketahui petugas pada giliran berikutnya?
Channel manager menjawab pertanyaan distribusi:
- Kamar mana yang masih bisa dijual secara online?
- Harga mana yang harus tampil di setiap channel terhubung?
- Sudahkah reservasi atau pembatalan dari OTA sampai ke catatan properti?
- Sudahkah perubahan minimum menginap sampai ke listing yang dituju?
Kedua pekerjaan bertemu pada reservasi. Keduanya menyentuh tipe kamar, tanggal, harga, dan ketersediaan, tetapi memakai informasi itu untuk tujuan berbeda. Satu membantu tim menjalankan masa inap; satu lagi membantu properti mendistribusikan kamar.
Ikuti satu reservasi melewati kedua sistem
Misalkan sebuah properti enam kamar menjual kamar melalui websitenya dan beberapa OTA. Seorang tamu memesan kamar Deluxe terakhir lewat salah satu OTA.
Channel manager menerima reservasi dari channel yang terhubung, meneruskannya ke sistem kerja properti, dan mengirim ketersediaan terbaru ke channel lain yang dipetakan dengan benar. Di PMS, resepsionis melihat reservasi pada kalender, memilih kamar fisik yang tepat, lalu memperbarui catatan ketika masa inap berubah.
Jika kamar tamu dipindahkan dari Deluxe 2 ke Deluxe 1 karena perbaikan, penempatan kamar fisik itu adalah keputusan operasional di PMS. Channel manager biasanya bekerja dengan tipe kamar yang dapat dijual dan tanggalnya, bukan alasan hotel memilih satu kamar fisik.
Ketika pemilik mengubah harga Deluxe untuk akhir pekan berikutnya, perubahan dimulai di sistem yang ditetapkan properti sebagai tempat mengelola harga. Channel manager meneruskannya ke channel yang terhubung dan dipetakan.
Arus data berjalan dua arah: reservasi dan pembatalan masuk dari channel online ke catatan kerja properti; ketersediaan, harga, dan aturan menginap bergerak dari properti ke channel. Jangan menganggap keduanya selalu berhasil. Pemetaan tipe kamar bisa keliru, pembaruan bisa ditolak atau terlambat, dan booking dari telepon bisa luput karena tidak dicatat. Alur yang baik membuat perpindahan data itu bisa dipahami oleh orang yang menjalankan hotel.
Apakah properti Anda perlu PMS, channel manager, atau keduanya?
Jumlah kamar bukan satu-satunya penentu. Perhatikan dari mana booking datang dan berapa banyak orang yang membutuhkan catatan operasional terbaru.
Satu pemilik, satu kamar, hanya booking langsung
Belum tentu perlu channel manager karena tidak ada channel luar yang harus diperbarui. PMS lengkap pun mungkin belum perlu bila satu orang masih bisa mengelola sedikit masa inap dengan aman. Ujinya adalah apakah catatan saat ini jelas dan dapat diandalkan, bukan apakah daftar fitur software menyebut kedua alat.
Vila yang menjual lewat beberapa OTA
Distribusi mulai penting. Booking langsung atau manual mengubah apa yang masih tersedia di setiap channel terhubung. Channel manager dapat mengurangi pekerjaan berulang di extranet jika listing sudah terhubung dan dipetakan benar. Properti tetap perlu catatan booking yang andal untuk menjalankan masa inap, baik melalui PMS maupun cara kerja lebih sederhana yang sesuai dengan timnya.
Properti dengan staf yang terutama menerima booking langsung
Pekerjaan operasional bisa lebih mendesak daripada distribusi. Resepsionis, housekeeping, dan pemilik perlu satu gambaran terbaru tentang kedatangan, keberangkatan, penempatan kamar, dan perubahan reservasi. PMS dapat membantu meski OTA yang dipakai sedikit; channel manager makin relevan ketika penjualan online bertambah.
Hotel dengan staf yang menjual lewat beberapa OTA
Kedua pekerjaan biasanya diperlukan: satu catatan untuk masa inap dan cara terkendali untuk memperbarui channel pemesanan. Pilihan berikutnya adalah menghubungkan dua produk terpisah atau memakai platform yang menyatukan alurnya.
Dua alat terpisah atau satu sistem yang terhubung?
Dua produk bisa masuk akal jika hotel memiliki kebutuhan distribusi khusus atau sudah memakai PMS yang benar-benar dikuasai tim. Namun, sambungannya menjadi pekerjaan tersendiri: seseorang harus mengatur koneksi, memetakan tipe kamar dan paket harga, tahu di mana perubahan dimulai, serta menentukan tim dukungan mana yang dihubungi ketika data berbeda.
Sistem gabungan dapat mengurangi serah terima tersebut. Staf punya lebih sedikit tempat untuk diperiksa dan hubungan antara kalender dan distribusi bisa lebih mudah dipahami. Tetap saja, OTA dan jaringan luar bisa menunda, menolak, atau memproses pembaruan dengan cara berbeda. Satu login tidak menghapus ketergantungan itu.
Saat membandingkan keduanya, tanyakan:
- Di mana catatan booking utama berada, dan di mana staf mengubah harga atau ketersediaan?
- Bagaimana tipe kamar dan paket harga dipetakan ke setiap channel?
- Apakah tim dapat melihat pembaruan yang gagal atau tertunda?
- Siapa yang menangani selisih data antara kedua sistem?
- Apakah bantuan vendor mencakup seluruh alur atau hanya satu sisi?
- Bisakah staf menjelaskan alurnya tanpa menelepon orang yang dahulu memasangnya?
Sistem terbaik adalah sistem yang bisa dijalankan tim pada hari yang sulit. Jika pengaturan juga menyangkut pajak dan kolom pembayaran, gunakan panduan pajak hotel berbahasa Inggris untuk menyiapkan pertanyaan bagi penasihat yang sesuai sebelum konfigurasi.
Bagaimana Kiyo menangani kedua pekerjaan itu?
Kiyo memberi properti satu kalender booking dan dapat menyinkronkan ketersediaan, harga, serta aturan menginap ke OTA yang terhubung dan dipetakan dengan benar. Booking dari OTA dapat terlihat bersama booking langsung dan manual; perubahan ketersediaan yang relevan dapat dikirim kembali ke channel terhubung.
Booking langsung dan manual harus dimasukkan ke Kiyo agar terlihat. Listing OTA harus terhubung dan pemetaannya benar. Penyedia luar atau jaringan tetap bisa menunda atau menolak pembaruan. Nilainya bagi properti independen adalah catatan booking dan distribusi OTA yang terpetakan dapat dilihat dalam satu alur kerja harian, tanpa menganggap hotel mengendalikan sistem OTA sepenuhnya.
Pertanyaan yang perlu diajukan sebelum memilih
Minta vendor memperagakan satu perjalanan booking dari awal sampai akhir, memakai contoh minggu sulit di properti Anda:
- Booking OTA masuk. Di mana muncul dan apa yang dilihat resepsionis?
- Booking langsung atau telepon dicatat. Apa yang harus diisi staf dan perubahan ketersediaan apa yang mengikuti?
- Tamu pindah kamar. Sistem mana yang mencatat penempatan kamar fisik?
- Harga akhir pekan berubah. Dari mana perubahan dimulai dan channel mana yang menerimanya?
- Pembaruan gagal. Bagaimana tim mengetahui ada pekerjaan yang perlu ditangani?
- Pemetaan diperiksa. Bisakah Anda melihat kecocokan tipe kamar dan paket harga di setiap channel?
- Data tidak cocok. Siapa yang menyelidiki selisih antara PMS dan channel manager?
Sertakan satu pembatalan, satu booking manual, perpindahan kamar, dan perubahan harga akhir pekan. Tampilan dashboard yang rapi kurang berguna bila resepsionis tidak dapat menjelaskan alurnya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Biasanya tidak jika properti memerlukan catatan operasional harian yang lengkap. Channel manager berfokus pada distribusi, sedangkan PMS pada reservasi dan masa inap. Beberapa produk channel manager memiliki alat operasi dasar; bandingkan alur kerjanya, bukan hanya nama produknya.
Bisa. Properti yang menjual langsung atau memakai sangat sedikit channel luar dapat menggunakan PMS tanpa pengelolaan channel. Ketika staf harus berulang kali mengubah beberapa extranet OTA, pekerjaan distribusi layak ditangani dengan alur yang lebih terkendali.
Tidak. Koneksi bisa mengurangi pekerjaan berulang, tetapi pemetaan yang salah, pembaruan yang terlambat atau ditolak, kesalahan manual, dan booking yang tidak dicatat masih dapat menimbulkan benturan. Jika dua tamu sudah mendapat konfirmasi untuk kamar terbatas yang sama, gunakan panduan menangani double booking.
Channel manager mendistribusikan ketersediaan dan harga ke channel penjualan yang terhubung. Booking engine adalah langkah pemesanan yang dihadapi tamu pada website properti. Panduan booking langsung berbahasa Inggris membahas perjalanan dari website hingga konfirmasi.
Pilih dua sistem bila masing-masing memenuhi kebutuhan penting dan tim mampu mengelola sambungannya. Pilih sistem gabungan bila lebih sedikit serah terima dan satu alur yang jelas lebih berarti. Dalam kedua pilihan, uji pemetaan, kegagalan, pemilik dukungan, dan pekerjaan harian staf.
Lihat alur booking lengkap
Buka properti contoh Kiyo dan ikuti sebuah booking dari kalender. Lihat perubahan kamar dan gambaran pekerjaan harian, lalu nilai apakah alurnya cukup jelas untuk tim Anda.
Tambahkan Kiyo ke sumber pilihan di Google
