Seperti apa cek channel manager setiap hari?
Ini daftar singkat yang dijalankan pada jam yang sama setiap hari. Tujuannya sederhana: bandingkan tipe kamar, tanggal, jumlah tamu dan harga dasar yang sama dengan kalender Anda. Promo OTA dan cara pajak ditampilkan bisa membuat total yang dilihat tamu berbeda.
| Kapan | Yang dicek | Alasannya |
|---|
| Pagi | Booking baru, perubahan dan pembatalan sejak kemarin | Kalender harus sama dengan yang terjual |
| Pagi | Booking yang ditahan atau menunggu pembayaran | Tahu kamar mana yang ditahan, bukan masih kosong |
| Pagi | Kamar tersedia malam ini dan 7 hari ke depan | Kesalahan di tanggal terdekat paling mahal |
| Pagi | Cek cepat harga beberapa tanggal di tiap OTA | Menangkap perbedaan sebelum tamu yang menemukannya |
| Sepanjang hari | Booking telepon, WhatsApp dan walk-in langsung dicatat | Ini risiko utama double booking |
| Sore | Kedatangan besok sesuai kalender | Tidak ada kejutan saat check-in |
| Sore | Catatan handover untuk shift berikutnya | Orang berikutnya tahu apa yang berubah |
Pakai daftar yang sama setiap hari. Kalau terasa membosankan, berarti rutinitasnya berjalan.
Bagaimana cek harga di Booking.com, Agoda dan Expedia?
Pilih beberapa tanggal lalu lihat tiap OTA berdampingan dengan kalender Anda. Pilih malam ini, akhir pekan ini dan satu tanggal ramai yang lebih jauh. Cek harga kamar dasar di masing-masing.
Kalau harga terlihat berbeda, cek dulu:
- Promo yang dibuat di OTA. Panduan sinkronisasi Booking.com menyebut promo sebagai salah satu penyebab harga berbeda.
- Pajak dan biaya yang ditampilkan dengan cara berbeda. Ada situs yang menampilkan harga termasuk pajak, ada yang belum.
- Rate plan yang belum dipetakan. Bisa jadi masih menampilkan harga lama.
- Jumlah tamu yang berbeda. Harga untuk 1 tamu bukan harga untuk 2 tamu.
Panduan kami tentang perbedaan harga kamar di OTA menjelaskan penyebabnya lebih rinci.
Bagaimana mengelola ketersediaan dan aturan setiap hari?
Buat setiap perubahan di channel manager. Termasuk menutup kamar, membuka tanggal atau menambah aturan. Restriction adalah aturan booking, misalnya minimum stay atau closed to arrival, artinya tidak ada check-in pada hari itu.
Booking.com juga menyarankan hal yang sama. Jika penyedia Anda mengelola harga dan ketersediaan, buat perubahan di sistem penyedia agar keduanya tetap cocok. Halaman itu juga memberi jalan keluar: bila penyedia mengalami masalah teknis dan tidak bisa dihubungi, Booking.com dapat menutup kamar secara manual.
Kebiasaan harian agar kamar tetap benar:
- Tutup kamar rusak di channel manager. Kamar bocor harus tertutup di semua channel, bukan hanya satu OTA.
- Atur aturan berdasarkan tanggal, bukan OTA. Minimum stay akhir pekan dimasukkan sekali dan diteruskan ke setiap channel yang menerimanya.
- Cek aturan di satu OTA setelah tiap perubahan. Hanya perlu satu menit dan bisa menangkap aturan yang tidak diterima channel.
- Catat aturan yang masih diatur manual. Sebagian OTA mungkin tidak menerima semua aturan. Catat itu.
Untuk mencocokkan kamar antar situs, baca cara mengelola ketersediaan kamar di OTA.
Masalah mana yang harus dibereskan lebih dulu?
Masalah adalah apa pun yang tidak cocok. Bereskan dengan urutan ini. Yang di atas bisa membuat dua tamu mendapat satu kamar atau membuat Anda kehilangan booking.
- Booking di OTA tidak ada di kalender. Booking.com menyebut booking bisa tidak masuk ke sistem bila kamar atau rate belum terhubung. Booking.com juga mengirim email ketika ada masalah menambahkan reservasi, jadi perbarui email kontak Anda.
- Peringatan koneksi. Ada channel yang berhenti terhubung ke sistem Anda. Hubungi penyedia segera.
- Booking telepon atau WhatsApp belum dicatat. Masukkan sekarang. Sebelum itu, kamar masih dijual online.
- Harga tidak cocok. Cek promo, pajak dan pemetaan seperti di atas.
- Aturan tidak cocok. Perbaiki di channel manager, lalu cek lagi.
Apa yang dilakukan dengan booking yang masih ditahan?
Biarkan saja. Di Kiyo, ketersediaan terkunci seketika; detail tamu masuk setelah pembayaran dikonfirmasi; kamar tetap ditahan selama itu.
Saat cek pagi, booking yang ditahan terlihat sebagai "payment pending". Kamar tersebut sudah tertutup di setiap channel yang terhubung. Nama tamu dan pembayaran dapat masuk dalam beberapa menit atau terkadang beberapa jam kemudian. Jangan menjual atau memindahkan kamar itu.
Apa tambahan untuk cek mingguan?
Seminggu sekali, lihat gambaran lebih besar, bukan hanya satu tanggal.
- Lihat penjualan per channel. OTA mana yang memberi booking dan pendapatan terbanyak minggu ini?
- Lihat tanggal yang ditutup. Apakah ada tanggal yang masih tertutup padahal harus dibuka?
- Cari kamar atau rate baru. Apakah ada yang menambahkan tipe kamar atau rate plan langsung di OTA? Itu perlu dipetakan.
- Baca catatan Anda. Apakah masalah yang sama berulang? Benahi penyebabnya, bukan hanya gejalanya.
Kalau menemukan celah pemetaan, kembali ke checklist setup channel manager hotel. Menambahkan Booking.com? Lihat cara menghubungkan Booking.com ke channel manager. Panduan ini untuk menjalankan rutinitas, bukan setup.
Siapa yang bertanggung jawab atas channel manager tiap shift?
Satu orang tiap shift. Orang itu menjalankan cek dan membereskan masalah. Orang lain tetap boleh menerima booking, tetapi harus memberi tahu penanggung jawab atau langsung memasukkan booking.
Tulis di handover front desk: masalah yang belum selesai, booking yang ditahan dan aturan yang diubah. Shift berikutnya mulai dari fakta yang sama.
Bagaimana Kiyo membantu menjalankan semua OTA dari satu tempat?
Di Kiyo, cek pagi ada di satu layar. Semua booking OTA, booking langsung dan booking manual ada pada kalender yang sama. Channel manager menjangkau 60+ channel di semua paket, selama masing-masing sudah terhubung dan dipetakan. Kursi tim tidak dibatasi di semua paket, jadi setiap shift lead bisa punya login.
Dua hal membantu Anda lebih cepat menangkap masalah. Saat koneksi channel gagal, Anda mendapat pemberitahuan dan tim kami juga mendapat peringatan. Dashboard pendapatan menunjukkan channel mana yang menjual apa. Di Pro dan Business, chat tamu Booking.com, Airbnb dan Expedia berada dalam satu inbox, dan daily AI briefing merangkum data properti Anda.
Kiyo sudah live dan properti mana pun bisa mulai. Kami menyiapkannya bersama Anda, lewat WhatsApp atau panggilan demo. Harga mulai dari Rp40k per kamar per bulan (lihat paket dan harga). Kalau ingin memahami dasar-dasarnya dulu, panduan PMS vs channel manager menjelaskannya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Berapa lama cek channel manager setiap hari?
Tidak lama setelah menjadi kebiasaan. Jalankan daftar singkat yang sama pagi dan sore. Kalau mulai lebih lama, cari masalah yang terus berulang.
Perlukah saya mengubah harga di situs OTA sendiri?
Sebaiknya jangan. Jika channel manager Anda mengelola harga dan ketersediaan, ubah di sana agar semua OTA tetap cocok. Catat pengaturan yang masih Anda kelola langsung di OTA.
Bagaimana kalau channel terputus?
Hubungi penyedia segera dan cek kamar terbuka di channel tersebut. Dengan Kiyo, Anda mendapat pemberitahuan dan tim kami juga mendapat peringatan.
Bolehkah lebih dari satu orang menjalankan cek harian?
Boleh, tetapi tunjuk satu penanggung jawab setiap shift. Orang lain dapat menerima booking, selama langsung mencatatnya dan menuliskannya di handover.
Tambahkan Kiyo ke sumber pilihan di Google
