Cara Membuat Panduan Tamu Airbnb untuk Villa

Apa itu guidebook Airbnb, dan kenapa villa Anda membutuhkannya

Di Airbnb, ada dua tempat berbeda untuk informasi tamu. Ada baiknya Anda tahu bedanya.

Buku panduan berisi rekomendasi lokal. Misalnya restoran, pantai, toko dan kegiatan di sekitar villa. Airbnb menyebut bahwa guidebook bersifat publik, bisa dibagikan atau dicetak (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris), dan melekat pada akun host Anda, bukan pada satu listing. Artinya, Anda bisa memakai satu guidebook untuk beberapa villa di area yang sama. Tamu bisa menemukannya di listing, profil Anda, dan di menu perjalanan mereka.

Panduan rumah berisi detail pribadi tentang villa Anda. Misalnya cara memakai AC, letak sekring listrik, atau cara membuka kotak penyimpanan di kamar. Airbnb menyebut bahwa hanya tamu yang booking-nya sudah dikonfirmasi yang bisa melihat Panduan rumah (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris). Keduanya ada di Fitur editor iklan, di bagian Panduan kedatangan.

Ada juga bagian ketiga: petunjuk check-in, yang Anda isi di Metode check-in. Airbnb menampilkan petunjuk check-in yang lengkap kepada tamu 48 jam sebelum check-in (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris). Di sinilah kode gerbang dan petunjuk arah sebaiknya ditaruh.

Kenapa semua ini penting? Karena panduan yang jelas berarti:

Pertanyaan berulang berkurang. Anda tidak perlu mengetik password Wi-Fi 30 kali sebulan.
Masalah berkurang. Tamu memakai villa dengan benar, jadi barang lebih jarang rusak.
Ulasan lebih baik. Tamu merasa diperhatikan, bahkan saat Anda tidak ada di tempat.

Buku panduan berbeda dengan welcome letter yang singkat. Untuk itu, baca contoh welcome letter hotel (membuka tab baru) kami.

Lihat di demo bagaimana tamu menerima panduan villa Anda

12 bagian yang perlu ada di panduan tamu villa

Berikut 12 bagian yang mencakup kebutuhan kebanyakan tamu villa. Catatan di akhir setiap bagian menunjukkan tempat yang paling pas di Airbnb: Buku panduan (publik), Panduan rumah (privat), atau petunjuk check-in.

1. Sambutan dan kontak

Satu atau dua kalimat untuk menyapa tamu. Lalu nama serta nomor telepon atau WhatsApp orang yang bisa dihubungi, beserta jam berapa ia bisa menjawab. (Panduan rumah)

2. Cara menuju villa

Alamat, titik lokasi di peta, dan foto gerbang atau pintu depan. Tambahkan catatan untuk sopir, misalnya "belok kiri setelah gapura pura yang berwarna biru." (Petunjuk check-in)

3. Check-in dan check-out

Jam check-in dan check-out, cara mengambil kunci, dan apa yang perlu dilakukan saat pergi. Contohnya: "Tinggalkan kunci di meja dapur dan tutup gerbang." Artikel kami tentang cara check-in hotel (membuka tab baru) punya ide yang bisa Anda pinjam. (Petunjuk check-in)

4. Wi-Fi

Nama jaringan dan password. Tambahkan letak router, dan apa yang harus dilakukan kalau internet mati, misalnya "cabut steker router selama 10 detik." (Panduan rumah)

5. Peraturan rumah

Daftar singkat: jam tenang, merokok, pesta, tamu tambahan, hewan peliharaan. Simpan peraturan lengkapnya di peraturan rumah di listing Airbnb Anda, dan ulangi poin pentingnya saja di sini. Panduan kami tentang peraturan rumah Airbnb (membuka tab baru) menunjukkan cara menulisnya dengan jelas. (Panduan rumah)

6. Cara memakai peralatan

Hal-hal yang sering membuat tamu bingung: remote AC, saklar air panas, TV, kotak penyimpanan, kompor gas, mesin cuci. Satu kalimat singkat untuk masing-masing, ditambah foto. (Panduan rumah)

7. Kolam renang dan taman

Jam pemakaian kolam, apakah anak-anak harus didampingi orang dewasa, letak saklar lampu kolam, dan kapan petugas kolam datang. (Panduan rumah)

8. Dapur

Apa saja yang tersedia (panci, kopi, air minum), apa yang perlu dibawa tamu, dan cara mendapatkan air minum. Contohnya: "Air keran tidak untuk diminum. Silakan pakai dispenser air." (Panduan rumah)

9. Sampah dan kebersihan

Letak tempat sampah, kapan sampah diambil, dan kapan petugas kebersihan datang selama tamu menginap. (Panduan rumah)

10. Keselamatan dan keadaan darurat

Rumah sakit atau klinik terdekat, nomor darurat, letak alat pemadam api, kotak P3K, dan apa yang harus dilakukan saat listrik padam. (Panduan rumah)

11. Transportasi

Fakta sederhana: seberapa jauh kota terdekat, apakah villa bisa membantu memesan sopir atau sewa motor, dan bagaimana tamu biasanya bepergian. Rekomendasikan hanya layanan yang Anda percaya. (Buku panduan)

12. Rekomendasi lokal

Daftar singkat tempat di sekitar villa: toko kebutuhan sehari-hari, dua atau tiga tempat makan, ATM, apotek. Saran Airbnb sendiri adalah membuat rekomendasi singkat, personal, dan dilengkapi foto (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris). Lima rekomendasi yang bagus lebih berguna daripada 50 rekomendasi asal-asalan. (Buku panduan)

Template panduan tamu villa yang siap disalin

Berikut template untuk lima bagian penting. Template ini sudah diisi untuk villa rekaan dengan dua kamar tidur di Canggu, Villa Frangipani, supaya Anda bisa melihat versi lengkapnya. Salin template ini, lalu ganti nama, jam, dan tempat sesuai villa Anda.

Check-in

Check-in mulai pukul 14.00. Kode gerbang kami kirim lewat WhatsApp di hari kedatangan Anda. Kotak kunci ada di kiri pintu depan (lihat foto). Tiba larut malam? Hubungi Wayan lewat WhatsApp di nomor yang ada di bagian atas panduan ini.

Wi-Fi

Jaringan: VillaFrangipani. Password: ada di kartu dekat TV.

Router ada di lemari bawah TV. Kalau internet mati, cabut steker router, tunggu 10 detik, lalu colokkan lagi. Masih belum bisa? Hubungi Wayan lewat WhatsApp.

Kolam renang

Kolam bisa dipakai pukul 07.00 sampai 21.00. Anak-anak harus didampingi orang dewasa. Saklar lampu kolam ada di dekat pintu dapur. Petugas kolam datang setiap Selasa dan Jumat pagi.

Sampah

Mohon buang sampah di tempat sampah dekat pintu dapur. Plastik masuk ke tempat sampah kuning. Tim kami mengambilnya setiap pagi.

Sopir

Butuh sopir ke Seminyak, Uluwatu, atau bandara? Tanyakan ke Wayan lewat WhatsApp, dan ia akan memesankan sopir yang kami kenal. Mohon sepakati harga sebelum berangkat.

Setiap bagian punya judul tebal, menjelaskan apa yang harus dilakukan kalau ada masalah, dan menyebut nama orang yang bisa dihubungi.

Lakukan ini di Kiyo. Tamu Airbnb melihat panduan ini di aplikasi Airbnb, tetapi tamu dari Booking.com atau website Anda tidak. Di Kiyo, email sebelum kedatangan terkirim otomatis di semua paket. Tempelkan langkah check-in dan link buku panduan ke template itu sekali, dan setiap tamu akan menerimanya.

Lihat di demo email sebelum kedatangan yang membawa panduan Anda

Catatan khusus Bali

Kalau villa Anda di Bali, tambahkan bagian singkat tentang kehidupan setempat, supaya tamu tidak kaget:

Hari upacara. Upacara di pura bisa membawa iring-iringan dan penutupan jalan. Tanyakan tanggalnya kepada staf Anda, lalu tambahkan satu kalimat saat ada upacara di dekat villa.
Nyepi. Pada Hari Raya Nyepi, semua orang tetap di dalam, lampu dibuat redup, dan bandara tutup. Beri tahu tamu yang menginap di tanggal itu apa yang akan terjadi, dan sarankan mereka menyiapkan makanan.
Suara dari banjar. Banjar adalah balai warga desa. Kadang ada latihan gamelan atau acara di sana. Sebutkan letaknya, supaya tamu tahu suara apa yang mereka dengar.

Sebelum membagikan panduan, uji dulu. Minta teman yang belum pernah ke villa untuk mengikutinya dari gerbang sampai kolam. Setiap kali ia bingung, tambahkan satu kalimat atau foto. Lakukan ini setahun sekali, atau setiap kali ada perubahan di villa, seperti AC baru atau kunci baru.

Digital atau kertas: format mana yang paling baik?

Kebanyakan villa paling baik memakai keduanya.

	Panduan digital	Panduan kertas
Tempat tamu melihatnya	Di HP, sebelum dan selama menginap	Hanya di dalam villa
Mudah diperbarui	Ya, bisa diubah kapan saja	Tidak, harus dibuat ulang
Cocok untuk	Petunjuk arah, Wi-Fi, check-in, rekomendasi lokal	Cara memakai peralatan, keselamatan, darurat
Risikonya	Tamu mungkin tidak membuka link-nya	Bisa basah, hilang, atau tidak terbarui

Cara yang sederhana:

Utamakan digital. Isi Buku panduan, Panduan rumah dan petunjuk check-in di Airbnb. Semua ini sampai ke tamu lewat aplikasi.
Siapkan versi kertas sebagai cadangan. Simpan versi kertas singkat di map di meja dapur. Isinya Wi-Fi, nomor kontak, cara memakai peralatan dan keadaan darurat.
Kode QR. Taruh kartu kecil berisi kode QR di dekat pintu atau di kulkas. Kode itu bisa mengarah ke guidebook Airbnb Anda yang publik, supaya tamu bisa membukanya di HP.

Kalau ada yang berubah, misalnya password Wi-Fi baru, perbarui versi digital di hari yang sama. Lalu ganti halaman di map villa dengan versi baru.

Lihat semua pesan tamu di satu inbox di demo

Menulis panduan dalam bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia

Kalau villa Anda ada di Indonesia, banyak tamu yang berbahasa Inggris, dan banyak tamu domestik yang lebih nyaman dengan Bahasa Indonesia. Menulis dalam dua bahasa membantu semua orang.

Tips menulis dalam dua bahasa:

Tulis dulu dalam bahasa Inggris yang sederhana. Kalimat pendek, tanpa bahasa gaul. Banyak tamu membaca bahasa Inggris sebagai bahasa kedua.
Terjemahkan dengan teliti. Minta orang yang fasih berbahasa Indonesia untuk mengeceknya. Terjemahan mesin hanyalah awal, bukan versi akhir.
Pakai urutan yang sama. Bagian 4 adalah Wi-Fi di kedua versi. Dengan begitu staf bisa bilang "lihat bagian 4" kepada tamu mana pun.
Susun berdampingan. Di map kertas, bahasa Inggris di halaman kiri dan Bahasa Indonesia di halaman kanan biasanya mudah dibaca.
Pakai gambar kalau bisa. Foto saklar air panas bisa dipahami dalam bahasa apa pun.

Kapan dan bagaimana mengirim panduan tamu

Panduan hanya membantu kalau tamu melihatnya di saat yang tepat. Berikut urutan waktu yang sederhana.

Tepat setelah booking. Kirim pesan terima kasih singkat dengan link ke Buku panduan publik Anda.

Dua sampai tiga hari sebelum kedatangan. Kirim pesan sebelum kedatangan berisi fakta praktis terpenting: jam check-in, cara menuju villa, dan siapa yang bisa dihubungi. Airbnb menampilkan petunjuk check-in 48 jam sebelum check-in, jadi pastikan isinya lengkap. Template pesan sebelum kedatangan (membuka tab baru) kami berisi teks yang siap pakai.

Di hari kedatangan. Kirim pesan singkat: "Selamat datang! Info Wi-Fi dan cara memakai peralatan ada di Panduan rumah di aplikasi, dan di map di meja dapur."

Selama menginap. Untuk tamu long stay, kirim satu pesan singkat di hari kedua atau ketiga. Tanyakan apakah semuanya berfungsi dengan baik.

Setelah menginap. Ucapkan terima kasih. Tanyakan apa yang kurang dari panduan. Jawaban tamu menunjukkan apa yang perlu Anda tambahkan.

Kesalahan umum dalam panduan tamu

Terlalu panjang. Kalau satu bagian harus di-scroll, pangkas. Tamu hanya membaca sekilas.
Informasi sudah tidak berlaku. Password Wi-Fi yang salah atau restoran yang sudah tutup membuat tamu meragukan seluruh panduan.
Detail pribadi di tempat publik. Buku panduan itu publik. Jangan pernah menaruh kode gerbang, kode kotak penyimpanan atau alamat lengkap di sana. Pakai Panduan rumah atau petunjuk check-in.
Tanpa foto. Satu foto gerbang bisa menghemat sepuluh pesan.
Terlalu banyak rekomendasi. Pilih beberapa tempat yang benar-benar Anda kenal.
Tanpa nomor kontak. Selalu tunjukkan siapa yang bisa dihubungi dan kapan.

Cara Kiyo membantu mengirim panduan yang tepat di waktu yang tepat

Buku panduannya sendiri ada di Airbnb. Kiyo membantu Anda mengelola komunikasi tamu dari satu tempat.

Email konfirmasi booking dan email sebelum kedatangan. Di semua paket, Kiyo bisa mengirim email konfirmasi booking dan email sebelum kedatangan. Anda bisa menyertakan langkah check-in dan link ke panduan Anda.
Alur perjalanan tamu (guest journey) di paket Pro ke atas. Fitur ini mengirim pesan di waktu yang sudah ditentukan, misalnya selama tamu menginap, jadi pesan di tengah masa inap terkirim tanpa Anda harus mengingatnya.
Satu inbox di paket Pro ke atas. Pesan dari Airbnb, Booking.com, Expedia, WhatsApp, Instagram dan lainnya masuk ke satu inbox, jadi pertanyaan tentang panduan bisa dijawab dari satu tempat.
Menu Airbnb di Kiyo. Airbnb terhubung ke Kiyo lewat login yang aman, dan Anda bisa mengubah pengaturan listing serta permintaan tamu dari Kiyo. Baca panduan channel manager Airbnb (membuka tab baru) kami untuk detailnya.

Langkah berikutnya: tulis panduan Anda dengan template di atas, lalu tambahkan link-nya ke email sebelum kedatangan.

Paket dimulai dari Rp40rb per kamar per bulan (membuka tab baru). Setup gratis, bayar mulai go-live, jaminan uang kembali 14 hari.

Lihat di demo bagaimana panduan Anda sampai ke setiap tamu