Mulai dengan pesan pra-kedatangan singkat ini
Isi detail yang telah dikonfirmasi untuk tamu ini. Periksa peta, pintu masuk, dan jam kontak sebelum mengirimnya.
Halo [nama], kami menantikan kedatangan Anda di [properti] pada [tanggal kedatangan]. [Jenis kamar] Anda dipesan hingga [tanggal keberangkatan], dengan referensi [referensi booking].
Check-in dimulai pada [waktu dan zona waktu], dan resepsionis buka [jam layanan]. Kira-kira pukul berapa Anda akan tiba? Jika Anda tiba di luar jam tersebut, mohon hubungi kami agar kami dapat mengonfirmasikan cara menyambut Anda.
Gunakan [tautan peta yang telah diverifikasi] dan cari [detail pintu masuk]. [Petunjuk parkir, jika diperlukan.]
Untuk bantuan saat tiba, hubungi [kontak yang dijaga staf dan jam layanan]. Sampai jumpa, [tim].
Tambahkan hanya baris yang dibutuhkan masa inap ini:
- Tautan masa inap: “Kamar, tanggal, dan informasi kedatangan Anda ada di [tautan booking pribadi]. Mohon jaga kerahasiaan tautan ini.”
- Pembayaran: “Kami telah menerima [jumlah yang dikonfirmasi]. Sisa [jumlah] Anda jatuh tempo pada [waktu dan metode yang disepakati].” Gunakan ini hanya setelah memeriksa pembayaran aktual dan ketentuan booking.
- Permintaan: “Apakah Anda ingin menanyakan [transportasi, check-in lebih awal, atau layanan lain yang ditawarkan]? Balas di sini atau gunakan [tautan permintaan]. Kami akan mengonfirmasikan yang dapat kami atur.”
Jika resepsionis tidak dijaga semalaman, pesan tidak boleh memberi kesan sambutan tersedia 24 jam. Jika tidak ada opsi kedatangan terlambat, jelaskan cukup awal agar rencana tamu dapat dibahas. Permintaan juga tetap belum dikonfirmasi sampai hotel menerimanya.
Juga menjual di situs booking? Airbnb (balasan cepat terjadwal) dan Booking.com (template pesan dan penjadwal) memungkinkan Anda menyimpan teks ini dan mengirimkannya sebelum check-in.
Yang perlu dicapai oleh pesan ini
Konfirmasi booking mencatat pembelian. Pesan pra-kedatangan menyiapkan tamu untuk bagian perjalanan berikutnya. Mengulang seluruh konfirmasi dapat menenggelamkan beberapa detail yang kini dibutuhkan tamu.
Pertanyaan yang berguna sifatnya langsung: ke mana saya harus pergi, kapan saya dapat tiba, apa yang sudah diatur, dan bagaimana saya menghubungi seseorang jika rencana berubah?
Jawab pertanyaan itu sebelum mempromosikan upgrade atau penawaran restoran. Tamu yang tidak dapat mengenali pintu masuk kemungkinan tidak akan menghargai paragraf penjualan lain. Informasi kedatangan yang jelas sudah menjadi cara untuk membuat layanan properti terasa penuh perhatian.
Bagi tim, pesan juga perlu menampilkan apa pun yang masih membutuhkan keputusan. Kedatangan terlambat, permintaan transportasi, atau pertanyaan pembayaran harus berada pada orang yang disebutkan namanya. Mengirim pesan adalah awal pekerjaan itu, bukan bukti bahwa pekerjaan telah selesai.
Panduan perjalanan tamu hotel (membuka tab baru) menjelaskan mengapa celah informasi kecil dapat melemahkan kepercayaan sebelum tamu mencapai resepsionis. Template ini berfokus pada salah satu celah tersebut: berpindah dari masa inap yang telah dikonfirmasi ke kedatangan yang dipahami.
Jaga fakta tetap spesifik untuk masa inap
Jenis kamar dan tanggal membantu tamu mengenali reservasi. Keduanya juga membantu staf menemukan masa inap yang tepat ketika balasan datang dari alamat email atau nomor telepon yang tidak dikenal.
Gunakan catatan booking saat ini, bukan pesan tamu sebelumnya. Tanggal check-out, saldo, atau deskripsi kamar yang lama dapat membuat pesan personal kurang berguna daripada pesan singkat yang akurat.
Catatan booking Kiyo menyimpan tamu, masa inap, dan status pembayaran yang tercatat bersama-sama. Informasi pembayaran mencerminkan apa yang dicatat atau dikonfirmasi ke Kiyo; uang yang diterima di tempat lain harus dicatat sebelum muncul. Ini memberi resepsionis titik awal yang lebih berguna daripada mencari versi terbaru di beberapa percakapan.
Karena itu, alasan menghubungkan pesan ke Kiyo bersifat spesifik. Staf dapat menyiapkan komunikasi kedatangan dari masa inap yang benar-benar mereka operasikan. Mereka tetap perlu memeriksa detail sebelum mengirim dan menyelesaikan status pembayaran yang tidak jelas secara terpisah.
Hindari mengirim detail kartu pembayaran, dokumen identitas, atau informasi tamu yang tidak terkait dalam pesan kedatangan biasa. Tamu memerlukan cukup informasi untuk mengenali masa inap dan bertindak, bukan salinan seluruh catatan hotel.
Beri tamu satu tempat untuk kembali
Pin peta dapat mengenali properti yang benar tetapi tetap membawa tamu ke gerbang yang salah. Periksa detail pintu masuk, bukan hanya alamat jalan, terutama untuk vila di gang sempit Bali. Hindari menjanjikan waktu perjalanan yang dapat berubah karena lalu lintas.
Cara biasa mengatasinya adalah mengirim ulang petunjuk yang sama di setiap percakapan. Itu membuat tamu mencari pesan lama dan staf bertanya-tanya versi mana yang mereka salin. Kiyo My Page memberi booking yang didukung halaman masa inap pribadi dengan informasi kedatangan yang telah dikonfigurasi properti.
Tamu dapat membuka kembali tautan untuk kamar, tanggal, informasi check-in, dan opsi kontak. Pesan menjadi sambutan singkat sekaligus penunjuk ke masa inap, bukan dokumen panjang yang harus diingat tamu. Saat informasi properti berubah, pertahankan informasi portal saat ini dan hubungi langsung tamu yang terdampak jika perubahan memerlukan perhatian mereka.
Bagi resepsionis, keuntungannya adalah waktu untuk pertanyaan yang benar-benar berbeda: kedatangan terlambat tamu, permintaan transportasi, atau kebutuhan akses. Staf tidak seharusnya harus mengirim ulang detail check-in biasa sebelum dapat membantu pertanyaan itu.
Tanyakan waktu kedatangan tanpa menjanjikan kamar lebih awal
Perkiraan waktu kedatangan membantu hotel merencanakan penyambutan. Itu tidak otomatis mengubah waktu check-in atau mengonfirmasikan akses lebih awal ke kamar.
Pisahkan kedua gagasan itu. Tanyakan kapan tamu memperkirakan tiba, lalu nyatakan waktu check-in normal. Jika mereka meminta check-in lebih awal, jelaskan bahwa hotel akan mengonfirmasikan apakah hal itu dapat diatur.
Ini mencegah kesalahpahaman umum: tamu menyampaikan waktu kedatangan penerbangan dan menganggap kamar akan siap pada saat itu. Resepsionis mungkin hanya bermaksud mencatat informasi perjalanan.
Kiyo My Page mendukung jenis permintaan yang diaktifkan properti, termasuk permintaan terkait kedatangan. Status permintaan yang tercatat membantu membedakan sesuatu yang tertunda dari yang dikonfirmasi atau ditolak. Pembedaan itu melindungi janji kepada tamu sambil memberi tim tindakan berikutnya yang lebih jelas.
Prinsip yang sama berlaku untuk transportasi bandara, ranjang bayi, atau check-out terlambat. Mintalah informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Konfirmasikan pengaturan sebenarnya secara terpisah, termasuk biaya yang disepakati, alih-alih memperlakukan permintaan tamu sebagai booking layanan yang diterima.
Jadikan balasan berguna untuk shift berikutnya
Pertimbangkan dua versi dari pertukaran kedatangan terlambat ilustratif yang sama.
Pada versi pertama, tamu membalas bahwa ia akan tiba setelah resepsionis tutup. Seorang resepsionis membacanya tetapi pergi sebelum menyetujui suatu pengaturan. Shift berikutnya melihat pesan sambutan awal dan menganggap kedatangan telah ditangani.
Pada versi kedua, balasan terhubung ke booking, orang yang disebutkan namanya memeriksa pengaturan yang tersedia, dan tamu menerima konfirmasi yang jelas. Shift berikutnya dapat melihat apa yang disepakati dan apa yang masih terbuka.
Perbedaannya adalah kepemilikan. Template pesan tidak dapat menyediakannya sendiri.
Gunakan proses serah terima front desk (membuka tab baru) Anda untuk meneruskan balasan yang belum terselesaikan antarshift. Serah terima membutuhkan booking, pertanyaan, tindakan berikutnya, dan orang yang bertanggung jawab. Serah terima tidak membutuhkan transkrip setiap pesan.
Saat percakapan yang didukung terhubung di Guest Inbox Kiyo (membuka tab baru), resepsionis dapat membaca pertanyaan tamu dengan informasi booking yang tersedia. Akses dan tindakan kanal bergantung pada koneksi. Gunakan template dalam rutinitas pengiriman Anda yang sebenarnya; teks itu sendiri tidak menjadwalkan pesan.
Jika tim Anda menggunakan WhatsApp, panduan pesan WhatsApp hotel (membuka tab baru) membahas pertanyaan operasional kanal tersebut. Artikel ini menyediakan isi dan logika serah terima, bukan klaim pengiriman kanal baru.
Kirim saat masih ada waktu untuk bertindak
Pilih waktu berdasarkan apa yang perlu diatur tamu dan seberapa cepat tim Anda dapat menjawab. Tamu yang booking jauh sebelumnya tidak membutuhkan petunjuk kedatangan berulang selama berminggu-minggu. Booking pada hari yang sama tidak dapat menunggu jadwal pra-kedatangan tetap.
Rutinitas properti yang berguna adalah meninjau kedatangan mendatang saat masih ada waktu untuk menyelesaikan akses, transportasi, dan pertanyaan yang belum terjawab. Jika tamu booking dalam rentang waktu itu, kirim informasi yang relevan setelah booking dikonfirmasi. Ini adalah rekomendasi operasional, bukan aturan waktu yang berlaku di seluruh industri.
Jauhkan perubahan mendesak dari antrean yang tidak dijaga. Jika pintu masuk berubah atau jam resepsionis memengaruhi kedatangan besok, seseorang perlu mengidentifikasi masa inap yang terdampak, memilih jalur kontak yang sesuai, dan memeriksa apakah tindak lanjut lebih lanjut diperlukan.
Hindari mengukur keberhasilan hanya dari pesan yang terkirim. Tinjau pertanyaan yang masih ditanyakan tamu, pengaturan kedatangan terlambat yang terlewat, dan balasan yang sampai ke shift berikutnya tanpa penanggung jawab. Pengamatan tersebut dapat menunjukkan baris atau serah terima mana yang perlu diperbaiki tanpa berpura-pura bahwa jumlah pengiriman membuktikan layanan yang lebih baik.
Buat sambutan terasa personal, bukan berulang
Tamu yang dapat menemukan pintu masuk, memeriksa detail masa inap, dan melihat apakah suatu permintaan dikonfirmasi, tiba dengan lebih sedikit pertanyaan yang belum terjawab. Resepsionis memulai dari booking dan hal yang disepakati, dengan lebih banyak perhatian tersisa untuk orang yang datang.
Kiyo My Page menghubungkan informasi itu ke masa inap saat properti mengaktifkan akses. Ini juga mendukung pengalaman booking langsung (membuka tab baru): hotel tetap mudah dihubungi setelah tamu membayar.
Buka demo dengan satu pertanyaan kedatangan yang sering didengar tim Anda. Carilah jawaban yang seharusnya dapat ditemukan tamu, dan permintaan yang tetap layak mendapat balasan personal.
Tambahkan Kiyo ke sumber pilihan di Google
