Welcome letter hotel adalah apa, dan apa fungsinya?
Welcome letter punya dua fungsi: membuat tamu merasa ditunggu, dan memberi info yang mereka butuhkan untuk malam pertama. Selebihnya hanya tambahan.
Welcome letter tidak sama dengan pesan sebelum kedatangan atau aturan menginap:
- Pesan sebelum kedatangan: dikirim satu atau dua hari sebelum tamu datang. Isinya petunjuk arah, jam tiba dan parkir. Template pesan sebelum kedatangan kami membahasnya.
- Aturan menginap (house rules): daftar lengkap hal yang boleh dan tidak boleh. Panduan kami tentang peraturan rumah menunjukkan cara menulisnya tanpa terdengar kaku.
- Welcome letter: info yang dibutuhkan tamu setelah masuk kamar. Surat ini merujuk ke aturan menginap, tapi tidak mengulang semuanya.
Dengan memisahkan ketiganya, setiap pesan jadi lebih pendek. Pesan yang pendek lebih mungkin dibaca.
Info apa saja yang wajib ada di welcome letter hotel?
Pakai tabel ini untuk menentukan apa yang masuk ke surat dan apa yang ditaruh di tempat lain. Kolom terakhir adalah pertanyaan yang perlu Anda jawab sebelum mencetak.
| Item | Welcome letter | Pesan sebelum kedatangan | House rules atau guest portal | Pertanyaan pemilik |
|---|
| Sapaan dengan nama tamu | Ya | Ya | Tidak | Bisakah staf menambahkan nama dalam satu menit? |
| Nama dan kata sandi Wi-Fi | Ya | Tidak | Ya | Siapa yang memperbarui surat saat sandi berubah? |
| Jam check-out dan late check-out | Ya | Ya | Ya | Apakah aturan late check-out sudah tertulis? |
| Jam dan tempat sarapan | Ya | Tidak | Ya | Apakah jamnya sama dengan jam dapur yang sebenarnya? |
| Aturan menginap (merokok, jam tenang, tamu luar) | Singkat | Tidak | Lengkap | Apakah versi singkat sama dengan daftar lengkap? |
| WhatsApp staf dan kontak darurat | Ya | Ya | Ya | Apakah ada yang menjawab nomor itu di malam hari? |
| Petunjuk arah, parkir, kode gerbang | Tidak | Ya | Ya | Amankah kode gerbang dicetak di kamar? |
| Rekomendasi lokal | Opsional | Tidak | Ya | Apakah rekomendasinya masih berlaku musim ini? |
Untuk late check-out, rujuk ke aturan yang sudah ada, jangan membuat aturan baru di surat. Panduan kami tentang perpanjangan menginap dan late check-out menjelaskan siapa yang berhak menyetujuinya.
Contoh welcome letter hotel siap pakai
Salin template ini, ganti bagian dalam kurung, dan jaga agar tetap satu halaman. Baca sekali dengan suara keras. Kalau ada kalimat yang terdengar kaku, tulis ulang seperti cara Anda bicara di resepsionis.
Yth. [nama tamu],
> > Selamat datang di [nama properti]. Terima kasih sudah memilih menginap bersama kami. Semoga Anda merasa nyaman sejak malam pertama. > > Kamar Anda: [nomor atau nama kamar]. Wi-Fi: [nama jaringan], kata sandi [sandi]. Sarapan tersedia pukul [jam] sampai [jam] di [tempat]. > > Check-out pukul [jam] pada [tanggal]. Jika ingin menginap sedikit lebih lama, kabari kami paling lambat pukul [jam] sehari sebelumnya, dan kami akan cek kemungkinannya. > > Beberapa catatan: [dilarang merokok di dalam kamar], [jam tenang mulai pukul ...], [jam buka kolam]. Aturan lengkap ada [di map di meja atau di link]. > > Butuh sesuatu? Kirim WhatsApp ke [nomor], atau telepon [nomor] di malam hari. Dalam keadaan darurat, hubungi [nomor darurat setempat] lebih dulu, lalu kabari kami. > > Salam hangat, > [nama], [jabatan], dan tim [nama properti]
Tanda tangani dengan nama asli. Surat dari "Manajemen" terasa seperti pengumuman. Surat dari "Bu Sari, tuan rumah Anda" terasa seperti sambutan.
Contoh untuk villa, guesthouse, keluarga dan tamu langganan
Mulai dari template utama, lalu ubah satu atau dua baris. Tidak perlu membuat surat baru untuk setiap jenis tamu.
Villa. Tambah satu baris tentang kolam, gerbang dan siapa yang dihubungi jika listrik atau air bermasalah. Tamu villa sering sendirian di malam hari, jadi baris kontak paling penting.
Guesthouse atau hostel. Tambah aturan ruang bersama dalam satu baris: jam dapur, jam tenang, dan tempat menaruh sepatu atau tas. Tetap ramah. Tamu berbagi ruang, jadi nada yang tenang membentuk suasana.
Tamu langganan. Ganti paragraf pertama dengan "Selamat datang kembali, [nama]. Senang bertemu Anda lagi." Sebutkan satu hal yang Anda ingat, seperti kamar favorit atau sarapan pagi-pagi. Lalu hapus info yang sudah mereka tahu.
Keluarga dengan anak. Tambah tempat mengambil boks bayi atau handuk tambahan, aturan keamanan kolam dan apotek terdekat. Orang tua mencari info ini lebih dulu.
Contoh welcome letter bahasa Inggris dan Indonesia
Banyak properti di Indonesia menerima tamu domestik dan tamu mancanegara. Dengan surat dua bahasa, Anda tidak perlu mencetak dua versi. Letakkan baris bahasa Inggris dan bahasa Indonesia berdampingan, dalam pasangan kalimat pendek.
Welcome to [property name]. / Selamat datang di [nama properti].
Wi-Fi: [network], password [password]. / Wi-Fi: [jaringan], kata sandi [sandi].
Breakfast: [time] at [place]. / Sarapan: pukul [jam] di [tempat].
Check-out: [time]. / Check-out: pukul [jam].
WhatsApp us any time: [number]. / Hubungi kami lewat WhatsApp: [nomor].
Beberapa ucapan selamat datang singkat yang bisa Anda pakai:
- "Selamat datang di [nama properti], semoga istirahat Anda nyaman malam ini."
- "Terima kasih sudah memilih [nama properti]. Kami senang Anda menginap di sini."
- "Selamat datang kembali, [nama tamu]. Kamar Anda sudah kami siapkan."
- "Selamat datang di [kota]. Kalau butuh rekomendasi tempat makan, kabari kami lewat WhatsApp."
Pakai pola yang sama untuk pasangan bahasa lain yang paling sering dipakai tamu Anda.
Dicetak, dikirim lewat WhatsApp atau lewat guest portal?
Pakai cara yang sudah biasa dibaca tamu Anda. Kebanyakan properti kecil memakai dua cara sekaligus.
- Dicetak di kamar. Paling cocok untuk malam pertama, saat tamu mungkin belum punya SIM lokal atau kuota. Taruh di tempat yang pertama dilihat tamu: meja, kasur atau di samping TV.
- WhatsApp di hari kedatangan. Versi singkat surat, dikirim saat tamu check-in. Jika Anda memakai aplikasi WhatsApp Business, simpan sebagai balasan cepat (quick reply) dan kirim dengan dua ketukan.
- Guest portal atau email sebelum kedatangan. Surat lengkap, bisa dibaca sebelum tamu tiba. Panduan kami tentang guest portal hotel (dalam bahasa Inggris) menjelaskan cara tamu memakainya.
Apa pun pilihannya, simpan satu salinan utama. Saat sandi Wi-Fi atau jam sarapan berubah, perbarui salinan utama dulu, lalu semua salinan lainnya.
Bagaimana menjaga welcome letter tetap benar?
Welcome letter bisa usang tanpa terasa. Sering kali tamu yang lebih dulu menyadarinya. Lakukan cek singkat sebulan sekali, dan setiap kali ada yang berubah.
- Tes data Wi-Fi dari ponsel, di dalam kamar, hanya dengan info yang tertulis di surat.
- Cocokkan setiap jam di surat dengan kenyataannya: sarapan, kolam, resepsionis dan check-out.
- Telepon nomor malam sekali, dan pastikan ada yang menjawab.
- Cek rekomendasi lokal. Apakah kafenya masih buka? Apakah jalan ke pantai masih aman?
- Ganti salinan yang rusak. Surat yang bernoda atau sobek memberi kesan kamarnya juga tidak dicek.
Tunjuk satu orang sebagai penanggung jawab salinan utama. Jika ada anggota tim yang mengubah info, beri tahu orang itu di hari yang sama.
Kesalahan apa yang membuat welcome letter gagal?
Masalah berikut membuat welcome letter justru jadi bahan keluhan:
- Sandi Wi-Fi yang sudah lama. Ini hal pertama yang dicoba tamu, jadi juga hal pertama yang mereka sadari.
- Terlalu panjang. Dua halaman aturan terasa seperti kontrak. Cukup satu halaman, dan tautkan sisanya.
- Aturan yang terdengar seperti ancaman. "Tamu akan dikenakan denda" terasa sangat berbeda dengan "Silakan tanya kami dulu". Kata yang jelas dan sopan lebih efektif. Panduan bahasa sederhana pemerintah AS menyarankan tulisan yang singkat dan sederhana.
- Tidak ada kontak malam. Tamu yang punya masalah tengah malam butuh nomor yang dijawab.
- Info yang tidak cocok. Jika surat menyebut sarapan mulai jam tertentu tapi dapur buka lebih siang, tamu jadi ragu pada isi surat lainnya.
Jika pertanyaan yang sama terus muncul di ulasan, sering kali jawabannya perlu masuk ke surat. Panduan kami tentang keluhan ulasan yang berulang menunjukkan cara menemukan polanya.
Bagaimana Kiyo membantu Anda berbagi info sambutan?
Di Kiyo, Anda bisa menaruh info yang sama di guest portal dan di template email sebelum kedatangan, sehingga tamu sudah menerimanya sebelum tiba. Kedua editor ini ada di semua paket, jadi surat, portal dan email Anda menyampaikan hal yang sama. Saat ada info yang berubah, perbarui teks utama dulu, lalu salin kata-kata yang sama ke surat cetak Anda.
Daftar kedatangan juga membantu. Setiap booking dari 75+ channel yang terhubung ada di satu kalender Kiyo, jadi staf pagi bisa melihat nama tamu hari ini dan mencetak surat yang tepat sebelum siang.
Kiyo sudah live dan terbuka untuk semua properti. Kami menyiapkannya bersama Anda lewat WhatsApp atau panggilan demo. Paket mulai dari Rp40rb per kamar per bulan; geser slider di halaman harga untuk melihat harga pasti Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Nama tamu, data Wi-Fi, jam sarapan, jam check-out, beberapa catatan menginap dan kontak yang dijawab di malam hari. Tautkan aturan lengkap, jangan menyalin semuanya.
Keduanya bisa. Surat cetak membantu di malam pertama, saat tamu mungkin belum punya kuota. Salinan digital lewat WhatsApp, email atau guest portal bisa dibaca sebelum tamu tiba.
Orang sungguhan, misalnya pemilik, manajer atau petugas yang sedang jaga. Nama dan jabatan terasa lebih hangat daripada "Manajemen".
Satu halaman atau kurang. Jika perlu lebih, pindahkan detailnya ke aturan menginap atau guest portal, lalu tautkan.
Minimal tambahkan nama tamu dan kamarnya. Untuk tamu langganan atau momen khusus, satu baris personal sudah cukup. Bagian lain surat tetap sama untuk semua tamu.
Welcome letter menyambut tamu dan memberi info penting selama menginap. House rules adalah daftar lengkap hal yang boleh dan tidak boleh. Surat cukup merujuk ke aturan itu dalam satu baris.
Boleh. Banyak properti mengirimnya bersama email sebelum kedatangan atau lewat guest portal, lalu tetap menaruh salinan cetak di kamar.
Jika Anda menerima tamu mancanegara, perlu. Surat dua bahasa yang singkat, dengan setiap baris dalam dua bahasa, sudah mencakup sebagian besar tamu dalam satu halaman.
Tambahkan Kiyo ke sumber pilihan di Google
