Apa saja langkah check-in hotel?
Berikut seluruh prosedurnya dalam tujuh langkah. Cetak dan simpan di meja resepsionis.
- Sapa tamu dengan namanya jika Anda tahu, dan tawarkan duduk atau air minum jika harus menunggu.
- Cari booking di sistem berdasarkan nama, nomor booking atau nomor telepon.
- Cek KTP atau paspor dan pastikan namanya sama dengan booking.
- Isi registrasi dengan data yang diminta properti Anda dan aturan setempat.
- Selesaikan pembayaran: terima sisa tagihan atau deposit, atau pastikan sudah lunas.
- Pastikan kamar siap, lalu serahkan kunci atau kode.
- Jelaskan info penting: Wi-Fi, sarapan, jam check-out, dan cara menghubungi resepsionis.
Kebanyakan check-in bermasalah di langkah 2 atau langkah 6. Booking tidak ada di tempat yang diharapkan, atau kamar belum dinyatakan siap oleh housekeeping. Persiapan di bawah ini mencegah keduanya sebelum tamu datang.
Persiapan sebelum tamu datang
Check-in yang lancar ditentukan satu jam sebelum tamu datang. Luangkan beberapa menit setelah makan siang untuk rutinitas singkat ini:
- Ambil daftar kedatangan hari ini dari sistem booking. Catat jam datang jika tamu sudah memberi tahu.
- Cek sisa tagihan. Tandai siapa yang sudah lunas, siapa yang masih punya sisa, dan siapa yang belum bayar deposit.
- Cek status kamar dengan housekeeping. Kamar mana yang sudah siap, mana yang masih dibersihkan?
- Baca catatan di setiap booking: twin bed, baby cot, datang larut, atau acara khusus.
- Siapkan kunci atau kode untuk kamar yang sudah siap.
Pengecekan semua booking di pagi hari dibahas di cara memeriksa booking hotel sebelum kedatangan. Pesan yang Anda kirim sebelum tamu datang, berisi petunjuk arah dan info pembayaran, bisa dimulai dari template pesan sebelum kedatangan.
7 langkah check-in di meja resepsionis
Setiap langkah punya satu tujuan. Pegang tujuannya, dan kalimatnya boleh luwes.
Langkah 1: sapa tamu
Berdiri, tersenyum dan ucapkan salam sebelum melihat layar. Kalau sedang menelepon, angkat tangan sebagai tanda dan selesaikan telepon dengan cepat. Tamu yang menunggu tanpa disapa langsung kesal sejak awal menginap.
Langkah 2: cari booking
Cari berdasarkan nama belakang dulu, lalu nomor booking, lalu nomor telepon. Booking dari OTA kadang memakai ejaan nama yang berbeda. Kalau setelah tiga kali mencari tetap tidak ditemukan, pakai langkah "booking tidak ditemukan" di bagian bawah. Jangan memberikan kamar berdasarkan ingatan.
Langkah 3: cek KTP atau paspor
Lihat KTP atau paspor, lalu bandingkan namanya dengan booking. Untuk tamu yang berbagi kamar, cek identitas setiap orang dewasa jika aturan rumah Anda mewajibkannya.
Langkah 4: isi registrasi
Isi kartu registrasi atau data tamu di sistem. Catat yang perlu saja: nama, nomor kontak, jenis dan nomor identitas, kewarganegaraan, tanggal menginap, dan tanda tangan jika memakai kartu kertas.
Langkah 5: selesaikan pembayaran
Cek apa yang tercatat sudah dibayar di sistem. Terima sisa tagihan atau deposit sekarang, lalu langsung catat pembayarannya di booking. Tabel di bagian bawah menunjukkan apa yang dicek untuk setiap sumber booking.
Langkah 6: pastikan kamar siap dan serahkan kunci
Pastikan housekeeping sudah menyatakan kamar itu siap. Kalau belum, jangan serahkan kunci sambil berharap kamarnya cepat selesai. Pakai langkah "kamar belum siap". Kalau sudah siap, serahkan kunci atau kode dan sebutkan nomor kamar dengan pelan, supaya tamu lain di lobi tidak mendengar.
Langkah 7: jelaskan info penting
Berikan tiga hal yang pasti ditanyakan tamu nanti: password Wi-Fi, jam dan tempat sarapan, serta jam check-out. Lalu jelaskan cara menghubungi resepsionis. Tandai booking sebagai sudah check-in.
KTP, paspor dan formulir registrasi: apa yang dicatat untuk tamu lokal dan asing?
Kartu registrasi melindungi Anda dan tamu. Kartu ini menunjukkan siapa yang ada di setiap kamar dan cara menghubunginya.
Untuk tamu Indonesia, kebanyakan properti mencatat nomor KTP. Untuk tamu asing, yang dicatat adalah nomor paspor dan kewarganegaraan. Aturan pendaftaran tamu asing bisa berbeda di setiap daerah, jadi tanyakan aturan terbaru ke instansi setempat.
Perlakukan catatan ini sebagai data pribadi. UU Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022) mencakup data seperti nama lengkap dan kewarganegaraan.
Dalam praktiknya, biasakan tiga hal ini. Simpan kartu registrasi dan fotokopi identitas di tempat yang tidak terlihat tamu lain. Jangan kirim foto KTP atau paspor ke grup chat pribadi. Lalu tentukan siapa di tim yang boleh membuka catatan itu.
Pembayaran dan deposit saat check-in: prepaid OTA, bayar di hotel, booking langsung
Langkah pembayaran berubah sesuai asal booking. Simpan tabel ini di meja resepsionis. Isinya hanya pola umum. Untuk booking yang sedang Anda tangani, selalu ikuti data di sistem.
| Sumber booking | Biasanya sudah dibayar? | Yang dicek resepsionis | Yang ditagih resepsionis | Dicatat di sistem sebelum kunci diserahkan? |
|---|
| OTA, prepaid | Sering sudah | Nomor booking, nama, tanggal, tipe kamar | Tambahan dan deposit sesuai kebijakan Anda | Sudah tercatat; tandai check-in |
| OTA, bayar di properti | Belum | Nomor booking dan harga yang tertera | Seluruh tagihan | Sudah tercatat; catat pembayarannya |
| Langsung, lewat website atau link pembayaran | Tergantung | Status pembayaran di sistem | Sisa tagihan | Sudah tercatat; catat pembayarannya |
| WhatsApp atau telepon | Sering baru sebagian | Apakah booking benar-benar ada di kalender? | Sisa tagihan | Ya, kalau belum ada, catat sekarang |
| Walk-in | Belum | Apakah ada kamar kosong saat ini? | Pembayaran penuh dan deposit | Ya, selalu, sebelum kunci |
Untuk cara bayar, banyak tamu Indonesia memilih QRIS. QRIS adalah standar QR nasional dari Bank Indonesia, dan satu kode QRIS bisa menerima pembayaran dari aplikasi mana pun yang ikut serta, menurut Bank Indonesia. Kalau tamu membayar deposit, jelaskan kapan dan bagaimana deposit itu dikembalikan.
Kasus khusus: kamar belum siap, walk-in, booking tidak ditemukan, datang tengah malam
Kebanyakan kasus khusus berulang. Tulis jawabannya sekali, dan resepsionis tidak perlu berimprovisasi lagi.
Kamar belum siap. Tawarkan penitipan tas, berikan password Wi-Fi, dan sebutkan perkiraan jam yang realistis. Minta housekeeping mendahulukan kamar itu. Kalau Anda menawarkan early check-in berbayar, ikuti kebijakan tertulis Anda. Panduan perpanjangan masa inap dan siapa yang boleh menyetujuinya membantu Anda menyusun kebijakan itu.
Tamu walk-in. Cek kalender, sebutkan harga dan terima pembayaran. Lalu catat booking di sistem sebelum kunci diserahkan. Booking walk-in yang tidak langsung dicatat bisa membuat kamar yang sama terjual lagi secara online.
Booking tidak ditemukan. Minta email atau pesan konfirmasinya. Cek ejaan, tanggal, dan kemungkinan properti lain dengan nama mirip. Kalau ternyata booking asli yang terlewat, catat sekarang. Kalau bukan, dan ada kamar kosong, perlakukan sebagai walk-in.
Tamu datang tengah malam. Sepakati sejak awal siapa yang membukakan pintu di luar jam kerja, dan siapkan kunci, kartu registrasi serta info Wi-Fi. Tulis di catatan serah terima shift supaya tidak ada yang kaget.
Dua tamu, satu kamar. Ini insiden, bukan bagian dari check-in. Ikuti langkah penanganan tamu double booking, lalu baca cara mencegah double booking hotel setelahnya.
Siapa mengerjakan apa saat check-in, plus checklist yang bisa dicetak
Check-in terlihat seperti tugas resepsionis saja, padahal ada tiga pihak yang terlibat. Sepakati siapa memegang bagian mana. Untuk alur kerja resepsionis sepanjang hari, baca front office adalah: tugas resepsionis dan alur harian.
| Tugas | Resepsionis | Housekeeping | Pemilik atau manajer |
|---|
| Daftar kedatangan dan sisa tagihan | Menyiapkan | Menerima | Mengecek tagihan besar |
| Kabar kamar siap | Menunggu | Memberi kabar | Turun tangan jika kamar telat |
| KTP dan registrasi | Mengerjakan | Tidak ada | Menentukan aturan |
| Pembayaran dan deposit | Menagih dan mencatat | Tidak ada | Menyetujui pengecualian |
| Kamar belum siap | Melayani tamu | Mendahulukan kamar | Menyetujui tawaran khusus |
| Walk-in | Mencatat sebelum kunci | Menyiapkan kamar | Menentukan harga walk-in |
Checklist check-in yang bisa dicetak:
- Daftar kedatangan dicetak atau dibuka, sisa tagihan ditandai
- Status kamar sudah dicek dengan housekeeping
- Tamu disapa dan booking ditemukan
- KTP atau paspor dicek, nama sesuai
- Registrasi lengkap
- Pembayaran atau deposit diterima dan dicatat
- Kamar dipastikan siap, kunci atau kode diserahkan
- Wi-Fi, sarapan dan jam check-out sudah dijelaskan
- Booking ditandai sudah check-in
Saat ganti shift, tulis tamu yang masih ditunggu di catatan serah terima. Checklist serah terima front desk kami (dalam bahasa Inggris) punya formatnya.
Bagaimana Kiyo membantu proses check-in?
Kiyo menyatukan semua sumber booking dalam satu kalender, jadi langkah 2 selalu dimulai dari satu tempat. Di HP, tampilan harian dan daftar 'Today' di Bookings menampilkan nama tamu yang datang hari itu, dan dashboard desktop menampilkan jumlahnya. Sisa tagihan tamu bisa dilihat di widget 'Payments Due' pada dashboard. Booking berstatus "payment pending" berarti kamar sudah ditahan, sementara data dan pembayaran tamu sedang menyusul.
Kalau masih ada sisa tagihan, Anda bisa mengirim link pembayaran dari Kiyo sebelum tamu sampai di meja. Link pembayaran dan email tamu tersedia di semua paket. Editor guest portal, juga di semua paket, menyimpan info Wi-Fi dan aturan rumah dalam satu halaman yang bisa Anda bagikan.
Saat resepsionis mencatat tamu walk-in, kamar langsung terkunci di semua channel yang terhubung dalam hitungan milidetik. Kiyo terhubung ke 75+ channel booking di semua paket.
Kiyo sudah live dan terbuka untuk semua properti, dan kami bantu setup bersama Anda lewat WhatsApp atau demo. Harga mulai dari Rp40rb per kamar per bulan; slider di halaman harga menunjukkan angka pastinya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Umumnya tamu perlu membawa KTP atau paspor dan bukti booking. Beberapa properti juga meminta deposit. Batas usia minimum dan aturan lain mengikuti kebijakan masing-masing properti, jadi cek kebijakan properti sebelum datang. Untuk aturan identitas tamu, cek juga ke pemerintah daerah atau instansi setempat. Kalau Anda pemilik, tuliskan syarat ini di pesan konfirmasi.
Kebanyakan properti tidak mengizinkan, karena kartu registrasi butuh nomor identitas. Buat aturan rumah yang jelas, tulis di pesan konfirmasi, dan ikuti aturan setempat.
Titipkan tas, berikan password Wi-Fi dan perkiraan jam yang realistis, lalu minta housekeeping membersihkan kamar itu berikutnya. Jangan pernah menyerahkan kunci kamar yang belum dinyatakan siap oleh housekeeping.
Banyak properti memintanya untuk menutup biaya tambahan atau kerusakan. Kalau Anda memintanya, jelaskan jumlah, cara bayar dan kapan dikembalikan, lalu catat di booking.
Pastikan ada kamar kosong, sebutkan harga, terima pembayaran, lalu catat booking di sistem sebelum menyerahkan kunci. Dengan begitu, kamar itu berhenti dijual di channel lain.
Usahakan hanya beberapa menit per tamu. Kuncinya di persiapan: kalau booking, tagihan dan status kamar sudah dicek sebelum tamu datang, resepsionis tinggal mengonfirmasi.
Minta bukti konfirmasi, cek ejaan dan tanggal, dan pastikan tamu datang ke properti yang benar. Kalau ternyata booking yang terlewat, catat sekarang. Kalau bukan, perlakukan sebagai walk-in.
Early check-in artinya tamu mendapat kamar sebelum jam check-in standar. Tawarkan hanya jika kamar sudah siap, dan ikuti kebijakan tertulis Anda soal gratis atau berbayar.
Tambahkan Kiyo ke sumber pilihan di Google
