Extranet Booking.com: Panduan Pemilik Hotel dan Vila

Extranet Booking.com dipakai untuk apa?

Booking.com menyebut extranet sebagai pusat kendali properti Anda. Sederhananya, ini adalah ruang kendali di balik listing Anda di Booking.com. Tamu tidak pernah melihatnya. Semua yang tamu lihat di Booking.com berasal dari pengaturan di sini, atau dari sistem yang terhubung ke sini.

Pemilik memakai extranet untuk empat jenis pekerjaan:

Penjualan: harga, tanggal yang dibuka, kamar yang dijual dan aturan booking.
Tamu: reservasi baru, perubahan, pembatalan dan pesan.
Listing: foto, fasilitas, kebijakan dan detail kamar.
Uang dan kualitas: invoice, pembayaran ke Anda (payout) dan ulasan tamu.

Ringkasan resmi dari Booking.com ada di halaman extranet untuk partner. Nama menu bisa berubah dari waktu ke waktu. Kalau label di layar Anda berbeda, cari yang paling mirip.

Bagaimana cara login extranet Booking.com dengan aman?

Menurut Booking.com, Anda login di admin.booking.com dengan nama pengguna dan kata sandi. Setelah itu Anda memasukkan kode verifikasi, yang disebut autentikasi dua faktor (2FA). Kode dikirim lewat SMS ke nomor HP yang tersimpan, atau muncul di aplikasi Pulse. Halaman bantuan login Booking.com menjelaskan setiap langkahnya.

Ikuti empat aturan ini sejak hari pertama:

Jangan berbagi satu akun. Booking.com tidak menyarankannya. Kode 2FA dikirim ke HP pemilik akun, jadi akun bersama sering bermasalah saat login. Pengguna admin bisa memberi akses sendiri untuk setiap staf.
Simpan nomor HP cadangan. Tambahkan nomor kedua untuk 2FA, supaya Anda tidak terkunci kalau satu HP hilang.
Jaga akun utama. Hanya pemilik akun utama yang bisa melihat data keuangan sensitif dan dokumen legal. Biarkan akun ini dipegang pemilik.
Login secara berkala. Booking.com menyebut akun yang tidak dipakai lebih dari enam bulan bisa terkunci, dan yang tidak dipakai 24 bulan bisa dinonaktifkan.

Saat ada staf yang keluar, hapus akses extranet-nya di hari yang sama. Lakukan hal yang sama di semua sistem lain yang ia pakai. Checklist akses sistem staf hotel kami berisi daftar lengkapnya.

Menu extranet apa saja yang dipakai pemilik?

Kebanyakan properti kecil cukup memakai beberapa menu. Ini fungsi masing-masing.

Tarif & Ketersediaan (Rates & Availability). Kalender untuk membuka atau menutup tanggal, mengatur harga dan menambah aturan booking seperti minimum stay. Rate plan juga ada di sini. Rate plan adalah paket harga dengan syaratnya, misalnya termasuk sarapan atau tidak bisa refund.
Reservasi. Semua booking lengkap dengan tanggal, nama tamu, kamar dan statusnya. Di sini Anda mengecek perubahan, pembatalan dan tamu yang tidak datang (no-show).
Properti. Foto, fasilitas, kebijakan dan detail kamar. Bagian inilah yang membuat listing Anda terlihat terpercaya.
Inbox. Pesan dari tamu dan dari Booking.com. Booking.com menyediakan terjemahan otomatis.
Ulasan tamu. Membaca dan membalas ulasan.
Keuangan. Invoice, laporan dan detail pembayaran. Di sini Anda melihat tagihan dari Booking.com dan uang yang dibayarkan ke Anda.

Di aplikasi Pulse, banyak tugas harian yang sama bisa dikerjakan dari HP: booking, ketersediaan, pesan dan performa.

Rutinitas harian 10 menit di extranet

Rutinitas singkat di jam yang sama setiap hari membantu Anda menemukan sebagian besar masalah lebih awal. Kalau Booking.com sudah terhubung ke PMS (sistem manajemen properti) atau channel manager, sebagian cek ini dilakukan di sana.

Cek reservasi baru. Buka Reservasi dan lihat semua booking sejak kemarin. Pastikan setiap booking juga ada di kalender atau buku booking Anda.
Cek perubahan dan pembatalan. Tanggal yang berubah atau booking yang batal harus diperbarui di semua tempat Anda berjualan.
Balas pesan. Jawab setiap pesan tamu di Inbox. Jawaban cepat mencegah kejutan saat check-in.
Lihat hari ini dan besok. Apakah kamar yang dibuka sudah benar? Tutup kamar yang tidak bisa dijual, misalnya yang sedang diperbaiki. Kalau sudah terhubung, tutup di sistem yang terhubung.
Baca ulasan baru. Catat keluhan yang berulang. Balas dengan tenang dan singkat.
Cek notifikasi. Booking.com mengirim pemberitahuan soal kebijakan, info yang kurang atau error koneksi. Baca, jangan dilewati.

Risiko terbesar di sini adalah booking dari WhatsApp, telepon atau walk-in. Kalau tidak langsung dicatat, kamar yang sama masih bisa terjual online.

Tugas mingguan dan bulanan di extranet

Ada pekerjaan yang tidak perlu dicek setiap hari, tapi tetap perlu dijadwalkan.

Setiap minggu:

Lihat harga dan tanggal yang dibuka untuk 30 hari ke depan.
Pastikan aturan booking, seperti minimum stay, masih masuk akal. Panduan kami tentang minimum stay dan celah booking menunjukkan bagaimana aturan bisa tanpa sengaja memblokir kamar.
Bandingkan harga Anda dengan channel lain seperti Traveloka dan tiket.com. Lihat kenapa harga kamar berbeda di tiap OTA.

Setiap bulan:

Cek invoice dan pembayaran di menu Keuangan, lalu cocokkan dengan daftar booking Anda.
Tinjau foto dan deskripsi kamar. Ganti yang sudah tidak sesuai.
Baca ulang kebijakan Anda: pembatalan, anak, extra bed dan hewan peliharaan. Template kebijakan pembatalan kami bisa membantu.
Tinjau akses staf. Hapus yang sudah tidak perlu.

Untuk memahami biaya berjualan lewat OTA (agen perjalanan online) secara umum, baca panduan kami tentang biaya OTA dan booking langsung.

Lihat koneksi channel di demo

Setelah terhubung: ubah di Kiyo atau di extranet?

Di sinilah banyak pemilik bingung. Saat PMS atau channel manager terhubung ke Booking.com, sistem itu menjadi tempat utama untuk sebagian tugas. Booking.com sendiri menyatakannya di panduan kalender extranet: kalau Anda memakai connectivity provider, pakai software-nya supaya perubahan tidak tertimpa. Booking.com juga menghapus opsi bulk edit di kalender extranet untuk properti yang terhubung.

Panduan ini membahas pekerjaan di dalam extranet. Kalau properti Anda belum terhubung, panduan channel manager Booking.com kami menjelaskan langkah koneksinya.

Pakai tabel ini sebagai pegangan setelah Booking.com terhubung ke Kiyo.

Tugas	Diubah di	Yang dilakukan Kiyo	Yang dilakukan extranet
Harga	Kiyo	Dikirim ke Booking.com saat Anda klik Push to OTAs	Hanya dilihat; perubahan di sini tertimpa saat push berikutnya
Closed to arrival (CTA), closed to departure (CTD), stop sell	Kiyo	Dikirim lewat langkah Push to OTAs yang sama	Hanya dilihat
Minimum dan maksimum stay	Kiyo	Dikirim lewat langkah Push to OTAs yang sama	Hanya dilihat
Rate plan	Kiyo, lalu mapping sekali	Setiap rate plan di-mapping satu kali ke rate Booking.com-nya	Kamar dan rate yang sesuai harus sudah ada di sini
Booking baru, berubah dan batal	Tidak perlu diubah	Setiap update masuk ke kalender Kiyo	Menampilkan booking yang sama
Mengubah atau membatalkan booking Booking.com	Extranet	Tidak mengubah booking OTA	Ubah di sini; Kiyo menerima update-nya
Pesan tamu	Kiyo atau extranet (pilih satu)	Baca dan balas di inbox Kiyo pada paket Pro ke atas	Tetap tersedia di sini
Ulasan dan balasan	Kiyo atau extranet (pilih satu)	Ulasan masuk dan balasan dikirim pada paket Pro ke atas	Tetap tersedia di sini
Foto, deskripsi properti dan fasilitas	Extranet	Tidak dikirim dari Kiyo	Foto dan konten properti dikelola pemilik di extranet
Kebijakan hotel dan kebijakan pembatalan tiap rate plan	Kiyo	Dikirim ke Booking.com dari setup Kiyo Anda	Pastikan tampilannya sudah sesuai
Promosi	Extranet	Tidak dikirim dari Kiyo	Kelola di sini
Invoice dan payout Booking.com	Extranet	Tidak lewat Kiyo; pembayaran tamu di Kiyo diproses lewat penyedia pembayaran Kiyo sendiri	Kelola di sini

Aturan sederhananya: harga dan aturan booking hanya diatur di satu sistem. Kalau Anda mengubahnya di dua tempat, Anda akan bingung mana yang benar.

Masalah umum di extranet dan cara mengatasinya

"Saya tidak bisa login." Pakai "Kesulitan saat login?" di halaman login untuk memulihkan nama pengguna atau kata sandi. Kalau langkah 2FA gagal, pilih "Tidak dapat memverifikasi?" lalu ikuti petunjuknya. Booking.com menyarankan mengetik admin.booking.com langsung di bilah alamat browser kalau muncul pesan error.

"Properti saya tidak muncul di tanggal tertentu." Booking.com memberi empat hal untuk dicek: kamar sudah ada di inventaris, kamar dibuka untuk booking, ada rate plan yang aktif, dan setiap rate plan sudah punya harga.

"Harga kembali sendiri setelah saya ubah." Kemungkinan besar properti Anda sudah terhubung. Update berikutnya dari PMS atau channel manager menimpa perubahan di extranet. Di Kiyo, ini terjadi saat Push to OTAs berikutnya. Ubah harga di sistem yang terhubung.

"Tombol bulk edit tidak ada." Ini normal untuk properti yang terhubung. Booking.com menghapusnya supaya perubahan massal tidak bentrok dengan provider Anda.

"Booking masuk ke kamar yang salah." Biasanya ini masalah mapping. Pastikan setiap tipe kamar dan rate plan di Booking.com terhubung ke kamar yang tepat di sistem Anda. Di Kiyo, booking untuk kamar atau rate yang belum di-mapping memunculkan peringatan. Checklist setup channel manager kami membahas mapping langkah demi langkah.

"Saya sudah mengubah, tapi belum terlihat." Menurut Booking.com, perubahan di kalender bisa butuh beberapa menit untuk tampil. Refresh dulu sebelum mengubahnya lagi.

Bagaimana Kiyo bekerja dengan Booking.com?

Kiyo terhubung ke Booking.com sebagai channel manager Anda. Pembagiannya sederhana: harga dan aturan booking diatur di Kiyo, sedangkan foto dan konten properti dikelola di extranet. Untuk proses koneksinya, lihat panduan channel manager Booking.com kami.

Push to OTAs. Ubah harga, CTA, CTD, stop sell serta minimum atau maksimum stay di Kiyo. Semuanya dikirim ke Booking.com saat Anda klik Push to OTAs dan konfirmasi. Kiyo mengingatkan kalau ada perubahan yang belum dikirim, tapi tidak pernah push sendiri. Setelah push pertama, cek beberapa tanggal di kalender extranet.
Mapping rate plan sekali saja. Setiap rate plan Kiyo di-mapping satu kali ke rate Booking.com-nya. Setelah itu, perubahan ikut terkirim lewat push yang sama.
Booking masuk ke Kiyo. Booking Booking.com yang baru, berubah atau batal masuk ke Kiyo. Untuk mengubah atau membatalkannya, pakai extranet.
Kamar langsung terkunci. Saat tamu memesan di channel mana pun, seperti Traveloka atau Agoda, kamar langsung terkunci di semua channel yang terhubung dalam hitungan milidetik. Detail tamu menyusul setelah pembayaran dikonfirmasi. Selama itu kamar tetap ditahan, dengan status "payment pending" di dashboard.
Pesan dan ulasan dua arah pada paket Pro ke atas. Baca dan balas pesan tamu Booking.com, juga balas ulasan, langsung dari Kiyo. Fitur ini hanya tersedia untuk Booking.com, Airbnb dan Expedia.
75+ channel booking dan anggota tim tanpa batas di semua paket. Kalau koneksi gagal, Anda diberi tahu, dan tim Kiyo juga langsung mendapat peringatan.

Satu-satunya risiko double booking (pemesanan ganda) yang perlu Anda waspadai adalah booking di luar Kiyo, lewat WhatsApp, telepon atau walk-in, yang tidak langsung dicatat. Catat segera, dan kamar langsung tertutup di semua channel. Untuk gambaran lengkap, lihat cara mencegah double booking hotel.

Kiyo sudah live dan terbuka untuk semua properti. Kami membantu setup bersama Anda lewat WhatsApp atau panggilan demo. Paket mulai dari Rp40rb per kamar per bulan; geser slider di halaman harga untuk melihat harga pasti Anda.

Buka demo kalender Kiyo

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana cara login extranet Booking.com?

Bisakah saya mengelola Booking.com dari HP?

Bagaimana cara mengubah harga atau menutup tanggal?

Bolehkah staf memakai satu akun bersama?

Apakah masih perlu extranet kalau sudah pakai channel manager?

Kenapa harga kembali sendiri setelah diubah?

Kenapa properti tidak muncul di tanggal tertentu?

Di mana melihat tagihan dari Booking.com?

Bacaan terkait

Tambahkan Kiyo ke sumber pilihan di Google

Extranet Booking.com: panduan pemilik untuk tugas harian dan apa yang tidak diubah lagi setelah terhubung