PMS hotel adalah: pengertian, fungsi dan contohnya untuk hotel kecil dan vila

Apa arti PMS di hotel?

PMS singkatan dari property management system. "Property" adalah hotel, vila atau guesthouse Anda. "Management system" adalah software yang dipakai tim untuk menjalankannya setiap hari.

Kebanyakan orang yang mencari istilah ini ingin jawaban singkat. Dalam satu kalimat: PMS adalah tempat menyimpan data kamar Anda yang paling benar dan terbaru.

Idenya bukan hal baru. Hotel besar sudah lama memakai sistem komputer di front office (membuka tab baru). Standar kompetensi nasional untuk staf hotel dan restoran (SKKNI) memasukkan penggunaan sistem front office sebagai bagian dari kerja front desk sehari-hari. Anda bisa membacanya di Keputusan Menteri Ketenagakerjaan tentang SKKNI (membuka tab baru). Kalau Anda ingin melihat bagaimana front desk, housekeeping dan pemilik bekerja sama, baca panduan kami tentang operasional hotel (membuka tab baru).

Apa yang dikerjakan PMS dalam satu hari

Bayangkan sebuah guesthouse 10 kamar di Sanur. Pemiliknya punya dua staf front desk dan dua staf housekeeping. Inilah satu hari biasa dengan PMS.

1. Pukul 07.00, cek pagi. Pemilik membuka PMS di HP. Ada empat kedatangan, tiga keberangkatan dan satu kamar yang masih punya sisa tagihan.
2. Pukul 09.00, booking baru. Seorang tamu memesan kamar double untuk akhir pekan depan lewat OTA. OTA (membuka tab baru) (online travel agent) adalah situs seperti Traveloka, Agoda atau Booking.com yang menjual kamar Anda dengan komisi. Cara kerja komisinya dijelaskan di artikel kami tentang biaya OTA dan booking langsung (membuka tab baru). Booking muncul di PMS. Kamar itu langsung terisi untuk tanggal tersebut.
3. Pukul 11.00, check-out. Dua tamu pulang. Front desk menandai kamar sudah ditinggalkan. Housekeeping langsung tahu kamar mana yang perlu dibersihkan.
4. Pukul 13.00, booking WhatsApp. Tamu langganan mengirim pesan untuk memesan. Front desk langsung memasukkan booking ke PMS, supaya kamar itu tidak terjual lagi secara online.
5. Pukul 14.00, check-in. Tamu pertama datang. Front desk mencari booking berdasarkan nama, mengecek KTP atau paspor, menerima pembayaran dan memberi kunci.
6. Pukul 18.00, harga. Pemilik menaikkan harga untuk long weekend. Ia mengubahnya sekali di PMS lalu mengirimnya ke semua channel online.
7. Pukul 21.00, tutup hari. Ia mengecek booking, pembayaran dan kedatangan besok. Lalu menutup aplikasi.

PMS vs channel manager vs booking engine: siapa mengerjakan apa?

Tiga alat ini sering tertukar. Ketiganya bekerja sama, tetapi tugasnya berbeda.

Banyak sistem modern menggabungkan ketiganya dalam satu produk. Tabel ini tetap berguna, karena menunjukkan tugas mana yang Anda bayar. Untuk perbandingan lebih lengkap, baca panduan kami tentang beda PMS dan channel manager (membuka tab baru). Kalau hari ini Anda masih memakai sheet, perbandingan PMS hotel dan Excel (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris) menunjukkan kapan sheet mulai sering salah.

Bagian utama PMS hotel

Sebagian besar PMS punya bagian inti yang sama. Namanya bisa beda di tiap produk, tetapi tugasnya sama.

• Kalender atau booking chart. Tabel kamar dan tanggal. Sekali lihat, Anda tahu kamar mana yang terisi.
• Reservasi. Setiap booking lengkap dengan tanggal, kamar, tamu, harga dan sumbernya (OTA, website, walk-in, telepon).
• Profil tamu. Nama, kontak dan riwayat menginap. Berguna untuk tamu langganan.
• Front desk. Kedatangan, keberangkatan, check-in dan check-out.
• Housekeeping. Kamar mana yang bersih, kotor atau diblok untuk perbaikan. Arti tiap kode ada di panduan status kamar hotel (membuka tab baru). Artikel kami tentang kamar yang tidak bisa dijual (membuka tab baru) menjelaskan cara memblok kamar dengan benar.
• Harga dan rate plan. Harga Anda, dengan aturan seperti minimum menginap atau sudah termasuk sarapan.
• Pembayaran dan sisa tagihan. Apa yang sudah dibayar tamu dan berapa yang belum.
• Laporan. Okupansi (seberapa penuh properti), pendapatan dan sumber booking.
• Akses tim. Login untuk setiap staf, jadi Anda tahu siapa mengubah apa.

Bagaimana tahu apakah Anda butuh PMS?

Jawab enam pertanyaan ini dengan jujur.

1. Apakah Anda berjualan di lebih dari satu tempat? Kalau tamu memesan lewat dua OTA, ditambah WhatsApp dan walk-in, Anda punya beberapa daftar yang harus selalu sama.
2. Pernah hampir terjadi kesalahan? Dua tamu yang hampir mendapat kamar yang sama adalah tanda bahaya, walaupun belum pernah benar-benar terjadi.
3. Apakah lebih dari satu orang menerima booking? Setiap orang mungkin punya catatan sendiri. Dari situlah kesalahan mulai.
4. Apakah Anda banyak menyalin data? Kalau Anda menyalin booking dari email OTA ke buku atau sheet, PMS bisa menghemat waktu itu.
5. Apakah Anda tahu siapa yang belum melunasi tagihan hari ini? Kalau mencari sisa tagihan butuh lebih dari satu menit, PMS membantu.
6. Bisakah Anda libur satu hari? Kalau bisnis berhenti saat Anda pergi, mungkin catatan Anda hanya ada di kepala Anda.

Kalau Anda menjawab ya untuk dua atau lebih, lihatlah PMS dengan kamar Anda sendiri sebagai contoh. Panduan kami tentang hal yang perlu dicek di software hotel kecil (membuka tab baru) menjelaskan apa saja yang perlu diperhatikan.

Coba kalender dan booking di demo Kiyo

Contoh di Bali: sebelum dan sesudah memakai PMS

Ini contoh rekaan untuk menunjukkan bagaimana pekerjaan berubah. Contoh ini tidak menggambarkan properti nyata dan bukan janji hasil.

Bayangkan sebuah kompleks enam vila di Canggu. Sebelum memakai PMS, pemiliknya memakai kalender kertas di dinding, ditambah extranet setiap OTA. Extranet adalah halaman admin OTA untuk mitra, tempat Anda mengubah harga dan tanggal.

Saat ada booking dari satu OTA, pemilik harus menutup tanggal yang sama di OTA lain secara manual. Di hari sibuk, ia baru sempat melakukannya malam hari. Selama beberapa jam itu, satu vila bisa terjual dua kali. Artikel kami tentang cara mencegah double booking (membuka tab baru) menjelaskan kenapa jeda seperti itu sangat berisiko.

Setelah pindah ke PMS dengan channel manager, langkahnya berubah. Booking dari satu OTA sekarang otomatis menutup vila itu di channel lain yang terhubung. Pemilik tetap punya satu aturan untuk tim: setiap booking WhatsApp atau walk-in harus langsung dimasukkan ke sistem. Booking yang diterima di luar sistem dan tidak dicatat adalah satu celah yang tidak bisa ditutup software.

Pemilik juga berhenti mengerjakan tiga tugas kecil setiap malam:

• menyalin email booking OTA ke kalender dinding;
• mengirim daftar check-out ke petugas kebersihan lewat chat;
• menghitung siapa yang masih punya tagihan dengan kalkulator.

Sekarang semuanya ada di satu layar: kedatangan, keberangkatan dan sisa tagihan untuk besok.

Kesalahan umum di bulan pertama memakai PMS

Sebagian besar masalah dengan PMS baru tidak datang dari software-nya. Masalah biasanya datang dari kebiasaan lama. Berikut kesalahan yang paling umum dan cara menghindarinya.

1. Tetap memakai kalender kertas "untuk jaga-jaga". Dua catatan berarti dua versi kebenaran. Dalam seminggu, keduanya mulai tidak cocok. Tentukan satu tanggal go-live, lalu pindahkan semua booking yang akan datang ke PMS di hari itu.
2. Tidak langsung mencatat booking WhatsApp dan walk-in. Inilah penyebab utama double booking di sistem yang sudah terhubung. Jadikan aturan tim: booking belum dianggap sah sebelum masuk ke sistem.
3. Mengubah harga di extranet OTA setelah go-live. Kalau PMS yang mengirim harga ke OTA, perubahan langsung di satu extranet bisa tertimpa, atau membuat OTA itu tidak sama dengan yang lain. Bantuan mitra Agoda juga menyebut hal yang sama: kalau Anda memakai channel manager, ubah harga dan ketersediaan di sistem itu (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris), bukan hanya di extranet. Ubah harga di satu tempat saja.
4. Satu login dipakai bersama. Saat ada yang salah, tidak ada yang tahu siapa yang mengubahnya. Beri setiap orang login sendiri, dengan akses sesuai tugasnya.
5. Tipe kamar tidak sama dengan di OTA. Kalau di PMS tertulis "Deluxe Pool Villa" tetapi di OTA "Villa with Pool", mapping (hubungan antara dua nama itu) harus dicek satu per satu sebelum go-live.
6. Melewatkan pengecekan minggu pertama. Selama tujuh hari pertama, bandingkan kalender PMS dengan setiap extranet OTA setiap pagi. Hanya butuh sekitar sepuluh menit, dan kesalahan setup cepat ketahuan. Catat setiap selisih yang Anda temukan, lalu perbaiki hari itu juga.

Semua ini tidak butuh software tambahan, cukup satu aturan yang jelas untuk tim, ditulis lalu diingatkan terus.

Berapa biaya PMS: contoh hitungan dalam Rupiah

Cara menentukan harga PMS berbeda-beda. Ada yang menagih per kamar, ada yang per properti, dan ada yang memotong biaya dari setiap booking. Supaya mudah, berikut hitungannya dengan harga publik Kiyo. Harga Kiyo dari Rp40rb per kamar per bulan (membuka tab baru), ditambah biaya dasar bulanan sesuai paket.

Jadi hotel 10 kamar membayar Rp550rb per bulan di paket Starter, sudah termasuk channel manager. Hitungannya: 10 kamar × Rp40rb = Rp400rb, ditambah biaya dasar Rp150rb. Kalau Anda membayar tahunan, Anda hemat 20% dari seluruh harga bulanan, bukan hanya bagian per kamar. Harga persis untuk jumlah kamar Anda ada di halaman harga Kiyo (membuka tab baru).

Satu hari di PMS Kiyo: kalender, booking dan front desk

Kiyo adalah PMS dan channel manager untuk hotel independen, vila, guesthouse dan hostel. Begini tugas harian di atas terlihat di dalam Kiyo.

• Kalender booking. Setiap booking tampil sebagai balok di kalender booking, kamar per kamar, baik dari OTA, website Anda maupun front desk. Di ponsel, ketuk satu hari untuk melihat kedatangan, keberangkatan dan tamu yang sedang menginap hari itu.
• Booking baru. Booking dari OTA masuk ke Kiyo dengan sendirinya. Saat tamu memesan, kamar itu terkunci otomatis di channel lain yang terhubung. Data tamu menyusul setelah pembayaran dikonfirmasi. Sampai saat itu, kamar ditahan dan tampil sebagai payment pending.
• Daftar front desk. Daftar booking punya filter "Tiba hari ini" dan "Check-out hari ini", jadi front desk tahu siapa yang datang dan pergi. Layar utama menampilkan pembayaran yang belum lunas: tamu yang tiba dalam 14 hari ke depan, atau sedang menginap, yang masih punya tagihan, lengkap dengan jumlahnya.
• Walk-in dan booking lewat WhatsApp. Front desk langsung mencatatnya di Kiyo, jadi kamar itu juga tertutup di channel Anda. Saat tamu check-out, Kiyo mengirim kamar yang kosong itu kembali ke channel Anda.
• Harga dan aturan. Anda mengubah harga, minimum menginap dan stop sell di kalender harga. Perubahan dikirim saat Anda menekan Push to OTAs lalu mengonfirmasi, jadi tidak ada yang terkirim tanpa sengaja.
• Invoice. Invoice bisa menampilkan baris pajak hotel (Pajak Hotel / PBJT) dengan tarif yang Anda atur. Baris ini mati sampai Anda menyalakannya.
• Pesan tamu. Di paket Pro ke atas, pesan dari WhatsApp, Instagram, Booking.com, Airbnb dan channel lain masuk ke satu inbox.

Cara onboarding Kiyo

Kami menyiapkannya bersama Anda. Selama onboarding, tim Kiyo mengerjakan langkah berikut bersama Anda:

1. Kamar dan harga. Kami memasukkan tipe kamar, rate plan dan aturan Anda, misalnya minimum menginap.
2. Channel. Kami menghubungkan OTA Anda dan mengecek bahwa setiap tipe kamar dan harga terhubung ke yang benar.
3. Login tim. Setiap staf mendapat login sendiri.
4. Tes langsung. Kalau Anda minta, kami bisa menunjukkan tes kamar terakhir secara langsung: satu booking menutup kamar itu di channel lain.

Kiyo punya tim di Indonesia, dan support tersedia dalam Bahasa Indonesia. Setiap properti mendapat grup WhatsApp sendiri dengan tim Kiyo. Di Bali, kami bisa datang ke properti Anda untuk menunjukkan sistemnya. Di luar Bali, kami melakukannya lewat video call. Kalau koneksi ke OTA gagal, Anda mendapat pemberitahuan dan Kiyo juga langsung mendapat peringatan.

Setup gratis, bayar mulai go-live, jaminan uang kembali 14 hari.

Pertanyaan yang sering diajukan

PMS hotel adalah apa, dalam kata sederhana?

PMS adalah software yang menyimpan booking, kamar, tamu dan pembayaran di satu tempat, supaya tim bekerja dari satu catatan yang sama.

Apakah PMS sama dengan channel manager?

Tidak. PMS menjalankan properti Anda. Channel manager menghubungkannya ke OTA. Banyak produk, termasuk Kiyo, sudah mencakup keduanya.

Apakah vila kecil bisa memakai PMS?

Bisa. PMS berguna begitu booking datang dari lebih dari satu tempat atau ditangani lebih dari satu orang.

Apakah saya masih perlu memakai extranet OTA?

Kadang masih perlu. Beberapa pengaturan, seperti foto atau promosi, biasanya tetap di extranet masing-masing OTA. Harga dan ketersediaan harian bisa dikirim dari PMS.

Apakah PMS mencegah double booking?

PMS yang terhubung menutup kamar di channel lain saat kamar itu dipesan. Risiko yang tersisa adalah booking lewat telepon, WhatsApp atau walk-in yang tidak langsung dicatat.

Berapa biaya PMS hotel?

Di Kiyo, hotel 10 kamar membayar Rp550rb per bulan di paket Starter, sudah termasuk channel manager. Lihat halaman harga (membuka tab baru) untuk jumlah kamar Anda.

Jadwalkan demo Kiyo untuk properti Anda