Apa itu status kamar hotel?
Kode status kamar adalah cara singkat untuk menjawab dua hal sekaligus: apakah ada tamu di kamar, dan apakah kamar sudah siap? Kebanyakan kode diawali V untuk vacant (kosong) atau O untuk occupied (terisi tamu). Huruf kedua menunjukkan bersih (clean) atau kotor (dirty).
Status kamar adalah pengetahuan dasar di pekerjaan housekeeping. Standar kompetensi nasional untuk tenaga kerja hotel mencantumkan status kamar sebagai pengetahuan wajib untuk menyiapkan kamar tamu. Lihat keputusan menteri tentang SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia). Program pelatihan housekeeping attendant dari Kementerian Ketenagakerjaan juga mengajarkan status kamar sebagai cara mengetahui kamar mana yang perlu dilayani.
Kode ini penting karena resepsionis menjual kamar berdasarkan kode tersebut. Kalau kodenya salah, resepsionis menjual kamar yang belum siap, atau menahan kamar yang sebenarnya sudah siap.
Tabel kode status kamar hotel: siapa yang mengubah dan bisa dijual atau tidak?
Ini satu-satunya tabel yang perlu Anda cetak. Kolom "Bisa dijual malam ini?" adalah pertanyaan yang paling sering ditanyakan resepsionis.
| Kode | Arti | Siapa yang mengubah | Bisa dijual malam ini? | Langkah berikutnya |
|---|
| VD | Vacant dirty: tamu sudah keluar, kamar belum dibersihkan | Resepsionis saat check-out | Belum, sampai dibersihkan | Housekeeping membersihkan |
| VC | Vacant clean: kosong dan sudah bersih | Housekeeping | Ya, setelah dicek kalau Anda memakai inspeksi | Berikan ke tamu berikutnya |
| VR atau INS | Vacant ready atau inspected: lolos cek akhir | Supervisor atau pemilik | Ya | Berikan ke tamu berikutnya |
| OC | Occupied clean: ada tamu, kamar sudah dirapikan | Housekeeping | Sudah terjual | Tidak perlu tindakan sampai jadwal layanan berikutnya |
| OD | Occupied dirty: ada tamu, kamar perlu dirapikan | Housekeeping | Sudah terjual | Rapikan saat tamu setuju |
| OOO | Out of order: rusak, perlu perbaikan | Pemilik atau manajer | Tidak, blokir kamarnya | Perbaiki, lalu ubah ke VD |
| OOS | Out of service: masalah kecil atau sementara | Manajer | Sesuai aturan Anda (tentukan sekali) | Perbaiki, cek, lalu ubah ke VC |
| DND | Do not disturb: tamu minta tidak diganggu | Tamu (tanda atau permintaan) | Sudah terjual | Catat, coba lagi nanti, ikuti kebijakan Anda |
| SK | Skipper: tamu pergi tanpa check-out atau tanpa membayar | Resepsionis bersama housekeeping | Cek dulu | Selidiki sebelum dijual lagi |
| SO | Sleep out: tamu terdaftar tapi tidak tidur di kamar | Housekeeping melapor, resepsionis mencatat | Sudah terjual | Catat, konfirmasi ke tamu bila perlu |
Kode lain yang mungkin Anda temui: DND, DL (double lock), SO (sleep out), SK (skipper), EA/ED (expected arrival/departure, perkiraan datang/pergi), HU (house use), LCO (late check-out). Ini kode umum di industri, bukan status di Kiyo. Catat sebagai keterangan, bukan kode harian. Di Kiyo, status kamar adalah available, occupied, maintenance atau blocked, dengan status kebersihan dicatat terpisah.
OOS adalah kode yang paling berbeda antarproperti. Ada pemilik yang tetap menjual kamar OOS dengan catatan. Ada yang memblokirnya. Tentukan aturan Anda sekali, tulis, lalu sampaikan ke tim.
6 kode yang cukup untuk hotel kecil, guesthouse dan vila
Kebanyakan hotel kecil, guesthouse dan vila bisa berjalan dengan enam kode:
- VD (vacant dirty)
- VC (vacant clean)
- OC (occupied clean)
- OD (occupied dirty)
- OOO (out of order)
- DND (do not disturb)
Tambahkan VR / inspected hanya kalau ada orang yang mengecek kamar setelah dibersihkan. Tambahkan OOS hanya kalau Anda butuh blokir sementara yang berbeda dari perbaikan. Skipper dan sleep out cukup dicatat, tidak perlu jadi kode harian. Semakin sedikit kode, semakin sedikit kesalahan.
Kalau tim Anda lebih nyaman dengan bahasa Indonesia, kodenya tetap boleh dipakai, tapi tulis artinya di samping setiap kode di papan. Kodenya boleh singkat, artinya harus jelas.
Alur status kamar dalam sehari: dari check-out sampai siap dijual
Status kamar berubah beberapa kali dalam sehari. Ini alur normal untuk kamar dengan tamu check-out dan tamu baru yang datang.
- Pagi: OC atau OD. Tamu masih menginap. Kamar tercatat terisi.
- Check-out: VD. Resepsionis memproses check-out dan langsung mengubah kamar menjadi vacant dirty.
- Mulai dibersihkan. Housekeeping membersihkan kamar. Sebagian tim menandai "sedang dibersihkan" supaya tidak ada yang masuk.
- Selesai dibersihkan: VC. Petugas mengubah ke vacant clean hanya setelah kamar benar-benar selesai.
- Dicek (kalau Anda memakai inspeksi): VR. Supervisor atau pemilik mengecek kamar dan menandainya siap.
- Tamu datang: OC. Resepsionis memproses check-in dan kamar menjadi terisi.
Dua momen yang paling sering salah adalah langkah 2 dan langkah 4. Kalau resepsionis lupa mengubah ke VD, housekeeping tidak tahu kamar sudah kosong. Kalau housekeeping mengubah ke VC terlalu cepat, resepsionis menjual kamar yang belum siap.
Untuk pembersihan turnover lengkap, urutan kerja pagi dan serah terima ke resepsionis, lihat panduan kami tentang operasional hotel. Untuk mengecek booking hari itu sebelum tamu datang, lihat cara memeriksa booking hotel sebelum kedatangan.
OOO dan OOS: apa bedanya dan bagaimana memblokir kamar?
OOO (out of order) berarti kamar tidak bisa dipakai sampai ada yang diperbaiki, misalnya bocor, AC rusak atau perbaikan kamar mandi. OOS (out of service) biasanya berarti masalah yang lebih singkat atau lebih kecil, misalnya deep cleaning, barang yang hilang atau kamar yang dipakai staf.
Aturan supaya kamar yang diblokir tetap terkendali:
- Hanya pemilik atau manajer yang menetapkan OOO. Kamar yang diblokir berarti kamar yang tidak bisa dijual, jadi keputusannya ada di tangan orang yang memegang data booking.
- Blokir kamar di sistem booking, bukan hanya di papan. Kalau kamar masih terbuka di channel Anda, kamar itu masih bisa dipesan online.
- Cek siapa yang sudah memesan. Kalau kamar itu sudah dipesan tamu, pindahkan tamu ke kamar lain sebelum ia datang.
- Tetapkan perkiraan tanggal kamar bisa dipakai lagi. Lalu tinjau setiap hari.
- Buka kembali dengan pengecekan. Setelah diperbaiki, ubah ke VD, bersihkan dan cek sebelum dijual lagi.
Panduan kami tentang mengendalikan kamar yang tidak bisa dipakai membahas cara memblokir, memindahkan tamu dan membuka kembali kamar langkah demi langkah.
Room discrepancy: skipper, sleep out dan cara menanganinya
Room discrepancy adalah perbedaan status antara catatan resepsionis dan temuan housekeeping. Misalnya, resepsionis mencatat ada tamu di kamar 7, tapi housekeeping menemukan kamarnya kosong tanpa barang.
Lakukan cek singkat dua kali sehari, misalnya menjelang siang dan sore hari:
- Housekeeping mencatat status sebenarnya dari setiap kamar saat berkeliling.
- Resepsionis membandingkan daftar itu dengan catatannya dan menandai setiap perbedaan.
- Setiap perbedaan dicek di hari yang sama. Hubungi tamu, cek booking-nya, atau lihat kamarnya lagi.
- Catat temuannya dan perbaiki status di sistem Anda.
Kasus yang sering terjadi:
- Skipper. Kamar kosong, barang tamu sudah tidak ada, dan tamu belum check-out. Cek booking dan pembayarannya, coba hubungi tamu, lalu ikuti kebijakan Anda. Jangan jual kamar itu sampai kasusnya jelas.
- Sleep out. Tamu terdaftar dan barangnya ada di kamar, tapi kasurnya tidak dipakai. Biasanya tidak ada masalah. Catat saja, siapa tahu nanti diperlukan.
- Terisi tapi tercatat kosong. Ini kasus paling berbahaya, karena resepsionis bisa menjual kamar itu lagi. Perbaiki saat itu juga.
Kalau ada pergantian shift di siang hari, tulis perbedaan yang belum selesai di catatan serah terima. Checklist serah terima front desk kami (dalam bahasa Inggris) punya formatnya.
Cara update status kamar antara resepsionis dan housekeeping
Pilih satu saluran dan konsisten memakainya. Tiga pilihan yang umum:
- Papan cetak. Daftar kamar dengan kode di samping masing-masing. Murah dan jelas, tapi hanya efektif kalau semua orang langsung memperbaruinya.
- Satu grup WhatsApp. Pesan singkat seperti "5 VC" atau "7 OOO bocor". Cepat, tapi pesan lama mudah tenggelam.
- Sistem booking Anda. Status tersimpan bersama data booking, jadi resepsionis langsung melihatnya saat menjual kamar.
Apa pun pilihannya, pakai satu saja. Papan, grup chat dan sistem yang isinya saling berbeda lebih buruk daripada hanya memakai satu. Pastikan juga orang yang butuh status bisa melihatnya: resepsionis, housekeeping dan pemilik.
Bagaimana Kiyo membantu soal status kamar?
Di semua paket, tampilan harian di HP dan daftar 'Today' di Bookings menampilkan nama tamu yang tiba dan yang check-out hari ini, dan dashboard desktop menampilkan jumlahnya. Jadi resepsionis dan housekeeping bekerja dari booking yang sama. Semua paket juga bisa menambah anggota tim tanpa batas, jadi setiap petugas dan resepsionis bisa punya login sendiri.
- Status kamar dan kamar out of order. Kiyo menandai setiap kamar sebagai available, occupied, maintenance atau blocked, serta status kebersihan yang terpisah. Kalau Housekeeping sudah diaktifkan untuk properti Anda, Anda bisa mengatur satu kamar sebagai out of order atau out of service untuk tanggal tertentu. Channel yang terhubung diperbarui otomatis, dan ketersediaan tipe kamar itu berkurang 1.
- Kamar langsung terkunci saat ada booking. Saat tamu memesan, kamar terkunci di semua channel yang terhubung dalam hitungan milidetik. Detail tamu menyusul setelah pembayaran dikonfirmasi, dan kamar tetap ditahan selama itu.
- Modul housekeeping di paket Business. Pekerjaan housekeeping tersimpan bersama data menginap tamu, jadi resepsionis dan tim kebersihan melihat kamar yang sama.
- 75+ channel booking di semua paket, seperti Traveloka, tiket.com dan Booking.com.
Booking dari WhatsApp, telepon atau walk-in harus segera dicatat. Kalau tidak, kamar masih bisa terjual online padahal tamu sudah dalam perjalanan.
Kiyo sudah live dan terbuka untuk semua properti. Kami membantu setup bersama Anda lewat WhatsApp atau panggilan demo. Paket mulai dari Rp40rb per kamar per bulan; geser slider di halaman harga untuk melihat harga pasti Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
VC artinya vacant clean: kamar kosong dan sudah bersih. VD artinya vacant dirty: tamu sudah keluar dan kamar masih perlu dibersihkan.
OOO (out of order) berarti kamar perlu diperbaiki dan tidak bisa dijual. OOS (out of service) biasanya untuk masalah yang lebih singkat atau kecil. Setiap properti menentukan aturan OOS-nya sendiri.
Tamu yang pergi tanpa check-out, sering juga tanpa membayar. Cek booking dan pembayarannya sebelum kamar dijual lagi.
Tamu yang terdaftar dan barangnya ada di kamar, tapi tidak tidur di sana. Biasanya tidak ada masalah; cukup dicatat.
Hanya kalau ada orang yang mengecek kamar setelah dibersihkan. Kalau petugas sendiri yang melakukan cek akhir, VC bisa berarti siap.
Resepsionis mengubah ke VD saat check-out dan OC saat check-in. Housekeeping mengubah ke VC atau OD. Hanya pemilik atau manajer yang menetapkan OOO.
Bisa, kalau di sana kamarnya masih terbuka. Karena itu, blokir kamar di sistem booking, bukan hanya di papan, supaya tertutup juga di OTA (agen perjalanan online).
Perbedaan antara catatan resepsionis dan temuan housekeeping di kamar. Cek setiap perbedaan di hari yang sama.
Tambahkan Kiyo ke sumber pilihan di Google
