Early Check In dan Late Check Out: Aturan dan Biaya

Kenapa aturan yang jelas penting untuk properti kecil

Hotel besar bisa menyerap satu tamu yang terlambat keluar. Properti kecil tidak bisa. Kalau Anda punya delapan kamar dan tiga di antaranya terisi berurutan tanpa jeda, satu late check out bisa membuat seluruh jadwal sore hari mundur.

Aturan yang jelas membantu dalam empat hal:

Adil untuk semua tamu. Semua orang mendapat jawaban yang sama, jadi tidak ada yang merasa dianaktirikan.
Melindungi waktu bersih-bersih. Tim housekeeping tahu kamar mana yang harus siap lebih dulu.
Menambah sedikit pendapatan. Biaya yang wajar mengubah "minta tolong" menjadi layanan kecil yang dengan senang hati dibayar tamu.
Lebih sedikit ulasan buruk. Kebanyakan keluhan soal check in muncul karena kejutan, bukan karena aturannya.

Poin terakhir ini penting. Tamu jarang marah pada aturan yang sudah mereka baca sebelum memesan. Mereka marah ketika baru tahu di meja resepsionis. Karena itu aturan Anda harus tertulis di listing, di email konfirmasi, dan di pesan sebelum kedatangan.

Minta demo

Langkah 1: pilih jam standar yang sesuai dengan waktu bersih-bersih

Mulailah dari jeda antara check out dan check in. Jeda ini adalah waktu yang dimiliki tim Anda untuk membersihkan dan menyiapkan setiap kamar.

Banyak hotel memakai check out pukul 11.00 atau 12.00 dan check in pukul 14.00 atau 15.00. Artinya ada sekitar tiga jam. Panduan pendaftaran properti Booking.com menyebut harus ada jeda minimal dua jam antara check in dan check out untuk bersih-bersih. Airbnb meminta tuan rumah mengizinkan tamu check in paling lambat pukul 16.00, dan menetapkan check out pukul 10.00 atau lebih siang, menurut halaman bantuan Airbnb tentang waktu check in dan checkout (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris).

Untuk menemukan jeda yang pas, hitung waktu satu kali bersih-bersih kamar yang normal, lalu tambahkan sedikit waktu cadangan. Pola yang umum dipakai:

Jenis properti	Check out umum	Check in umum	Alasannya
Hotel kecil atau guesthouse	11.00 atau 12.00	14.00	Banyak kamar, banyak kamar dibersihkan dalam satu sore
Vila pribadi dengan kolam renang	11.00	14.00 atau 15.00	Ruangan lebih luas, kolam dan taman juga harus dicek
Dormitori hostel	10.00 atau 11.00	14.00	Kasur cepat berganti, banyak tamu dalam satu kamar

Ini pola yang umum, bukan aturan wajib. Pilih jam yang benar-benar bisa dicapai tim Anda setiap hari, termasuk di hari paling sibuk.

Langkah 2: buat tangga biaya yang sederhana

Tangga biaya adalah daftar singkat harga untuk rentang waktu yang berbeda. Semakin pagi tamu datang atau semakin sore tamu pulang, semakin tinggi biayanya. Mudah dibaca tamu, dan mudah diterapkan staf.

Bentuk yang umum dipakai:

Sampai 2 jam lebih awal atau lebih lambat: gratis jika kamar sudah siap, atau biaya tetap yang kecil.
3 sampai 5 jam lebih awal atau lebih lambat: sekitar seperempat sampai setengah harga kamar per malam.
Lebih dari 5 jam: kenakan harga satu malam penuh dan tahan kamar untuk tamu tersebut.

Langkah satu malam penuh ini yang paling penting. Kalau tamu tiba pukul 06.00 pagi, kamar harus dibiarkan kosong malam sebelumnya, atau dibersihkan saat subuh. Dalam kedua kasus, Anda kehilangan satu malam yang sebenarnya bisa dijual. Jadi harga satu malam itu adil. Banyak tamu sudah memesan malam sebelumnya karena alasan ini.

Contoh perhitungan dalam Rupiah (rekaan)

Wayan mengelola guesthouse rekaan dengan 10 kamar di Sanur. Harga kamar standar per malam Rp600.000. Check out pukul 12.00 dan check in pukul 14.00. Ini tangga biaya miliknya:

Permintaan	Biaya	Aturan
Check in mulai pukul 12.00	Gratis	Hanya jika kamar sudah siap
Check in mulai pukul 09.00	Rp150.000	Dikonfirmasi sehari sebelumnya
Check in sebelum pukul 09.00	Rp600.000 (satu malam)	Kamar ditahan sejak malam sebelumnya
Check out sampai pukul 14.00	Rp150.000	Hanya jika tidak ada tamu yang datang hari itu
Check out sampai pukul 18.00	Rp300.000	Setengah harga kamar
Check out setelah pukul 18.00	Rp600.000 (satu malam)	Dihitung sebagai malam tambahan

Uangnya memang kecil, tetapi itu bayaran yang adil untuk kerja yang nyata. Selain itu, staf tidak perlu lagi mengarang harga di meja resepsionis.

Angka Anda tentu berbeda. Pakai harga kamar Anda sendiri, waktu bersih-bersih Anda sendiri, dan tingkat permintaan Anda sendiri. Yang penting adalah bentuk tangganya.

Bonus gratis yang hampir tanpa biaya

Anda tidak harus memasang biaya untuk semuanya. Beberapa bentuk keramahan hampir tidak memakan biaya, tetapi menghasilkan ulasan yang hangat:

Penitipan tas sebelum check in dan sesudah check out.
Kamar mandi bersama atau shower di area kolam yang bisa dipakai setelah check out.
Tempat duduk di lobi atau taman lengkap dengan Wi-Fi dan air minum.
Handuk dingin dan minuman selamat datang untuk tamu yang datang lebih awal dan harus menunggu.

Di Bali, banyak tamu yang datang pagi senang menitipkan tas, sarapan atau berenang dulu, lalu berjalan ke pantai. Kalimat ramah "kamar Anda siap pukul 12.00" ditambah minuman selamat datang terasa murah hati, meskipun jawabannya belum "ya".

Langkah 3: tulis aturan dengan kata-kata sederhana

Aturan Anda sebaiknya muat dalam satu paragraf pendek. Ini template yang bisa Anda salin dan ubah:

Check in dan check out. Check in mulai pukul 14.00. Check out paling lambat pukul 12.00. Early check in dan late check out tersedia atas permintaan dan tergantung ketersediaan kamar. Sampai 2 jam lebih awal atau lebih lambat gratis jika kamar sudah siap. Waktu yang lebih panjang dikenakan biaya kecil, seperti tertera di bawah. Untuk kedatangan sebelum pukul 09.00 atau kepulangan setelah pukul 18.00, silakan pesan satu malam tambahan. Kami selalu dengan senang hati menyimpan tas Anda.

Lalu tambahkan tabel biaya di bawahnya. Pakai kalimat yang sama di mana pun: di website, di listing OTA, di email konfirmasi, dan di peraturan rumah.

Beberapa tips menulis:

Tulis "atas permintaan". Ini memberi tahu tamu bahwa early check in atau late check out bisa dilakukan, tetapi tidak dijanjikan.
Sebutkan kapan Anda mengonfirmasi. Misalnya, "Kami konfirmasi sehari sebelum kedatangan" atau "Kami konfirmasi pada pagi hari check out."
Tetap ramah. "Kami senang membantu bila memungkinkan" terdengar jauh lebih baik daripada "Tidak ada pengecualian."

Langkah 4: tampilkan aturan di Booking.com dan Airbnb

Tamu sebaiknya melihat aturan Anda sebelum memesan. Setiap situs punya tempatnya sendiri.

Booking.com. Anda mengatur jam check in dan check out standar di pengaturan kebijakan di Extranet. Menurut bantuan mitra Booking.com tentang check in dan check out (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris), biaya opsional untuk early check in atau late check out ditulis di bagian fine print. Fine print adalah kotak teks bebas yang bisa dibaca tamu di halaman properti Anda. Kalau Anda memakai channel manager, halaman itu menyebut properti yang terhubung sebaiknya mengubah sebagian pengaturan ini lewat software penyedianya, jadi tanyakan ke penyedia Anda.

Airbnb. Anda mengatur waktu check in dan checkout di editor listing, pada bagian panduan kedatangan. Untuk satu tamu saja, Anda bisa mengubah waktu di reservasi tersebut. Bantuan Airbnb tentang mengubah waktu untuk satu reservasi (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris) menjelaskan caranya. Halaman itu juga menyebut waktu baru tidak boleh bertabrakan dengan waktu reservasi lain.

Website Anda sendiri. Taruh aturan ini dekat harga di halaman pemesanan.

Pesan Anda. Ulangi aturan ini di pesan sebelum kedatangan. Template pesan sebelum kedatangan hotel (membuka tab baru) kami punya tempat yang pas untuk itu.

Minta demo

Langkah 5: jalankan setiap hari

Aturan hanya berjalan kalau tim memakainya dengan cara yang sama setiap hari. Ini rutinitas harian singkat.

Pagi: cek kedatangan dan kepulangan hari ini. Lihat siapa yang pulang dan siapa yang datang hari ini. Kamar yang tamunya pulang dan tamu barunya datang di hari yang sama tidak bisa diberi late check out.
Tandai kamar yang kosong. Kamar yang tidak ada tamu datang malam ini adalah kamar terbaik untuk late check out. Kamar yang kosong semalam adalah kamar terbaik untuk early check in.
Jawab permintaan sesuai urutan. Siapa cepat, dia dapat. Catat jam dan biayanya.
Beri tahu housekeeping. Petugas kebersihan harus tahu kamar mana yang dibersihkan lebih dulu dan kamar mana yang ditunda.
Tagih biaya pada waktu yang tepat. Tagih saat konfirmasi atau saat check out, tetapi selalu dengan cara yang sama.

Kalau Anda butuh rutinitas meja depan yang lengkap, panduan cara check in hotel (membuka tab baru) kami membahas setiap langkah di resepsionis. Supaya seluruh tim sepakat kamar mana yang bersih, kotor, atau siap, pakai kode status kamar hotel (membuka tab baru) yang jelas.

Template pesan yang bisa Anda salin

Saat tamu minta early check in dan kamar mungkin bisa siap: "Halo Sarah, terima kasih sudah mengabari bahwa Anda mendarat pagi. Jam check in kami pukul 14.00. Kami akan berusaha menyiapkan kamar lebih cepat, dan kami akan mengirim pesan pada pagi hari kedatangan. Sambil menunggu, Anda bisa menitipkan tas dan bersantai di taman kami."

Saat Anda bisa menawarkannya dengan biaya: "Halo Sarah, kabar baik. Kamar Anda bisa siap mulai pukul 09.00 dengan biaya Rp150.000. Apakah Anda ingin kami pesankan?"

Saat Anda harus menolak: "Halo Tom, terima kasih sudah bertanya. Kamar kami penuh besok, jadi kali ini kami belum bisa memperpanjang check out lewat pukul 12.00. Kami dengan senang hati menyimpan tas Anda, dan Anda bisa memakai shower di area kolam sebelum ke bandara."

Saat tamu minta late check out: "Halo Tom, bisa, kamarnya kosong besok. Late check out sampai pukul 18.00 biayanya Rp300.000. Silakan balas 'ya' dan kami tambahkan ke pemesanan Anda."

Selalu tawarkan sesuatu, bahkan ketika jawabannya tidak.

Kesalahan umum yang perlu dihindari

Bilang "ya" saat pemesanan lalu lupa. Tulis setiap janji di data pemesanan, supaya shift berikutnya tahu.
Harga berbeda dari staf yang berbeda. Pakai satu tabel biaya. Taruh di meja resepsionis dan di grup chat tim.
Memberi late check out di hari pergantian tamu. Kalau ada tamu baru yang datang ke kamar itu, tetap pakai jam standar.
Menyembunyikan biaya sampai di resepsionis. Cantumkan biaya di listing dan di pesan Anda lebih dulu.
Tidak ada rencana untuk penerbangan sangat pagi. Tawarkan opsi malam tambahan dengan jelas, supaya tamu bisa memesannya sejak awal.
Lupa memberi tahu petugas kebersihan. Late check out mengubah urutan bersih-bersih. Beri tahu mereka saat itu juga.

Contoh rekaan di Bali: sebuah vila di Canggu memberi late check out kepada satu keluarga, tetapi shift pagi tidak tahu. Pasangan baru datang pukul 14.00 dan harus menunggu satu jam di pinggir kolam. Pasangan itu menulis ulasan "vilanya bagus, tapi check in kami telat". Satu baris catatan di pemesanan sebenarnya bisa mencegahnya.

Cara Kiyo membantu early check in dan late check out

Kiyo menyatukan kamar, pemesanan, dan situs pemesanan Anda di satu tempat. Kiyo terhubung ke 75+ OTA (online travel agent, yaitu situs pemesanan), seperti Booking.com, Airbnb, Traveloka, dan tiket.com. Untuk late check out, artinya satu layar langsung memberi tahu apakah kamar itu kosong malam ini.

Begini cara Kiyo membantu pekerjaan ini:

Lihat kedatangan dan kepulangan di satu kalender. Kalender pemesanan (membuka tab baru) menampilkan siapa yang pulang dan siapa yang datang di setiap kamar, jadi Anda bisa melihat dalam hitungan detik apakah late check out memungkinkan.
Tahu kapan kamar sudah bersih. Status kamar menunjukkan kamar mana yang siap. Di paket Business, tugas housekeeping dibagikan ke petugas kebersihan, yang bekerja lewat browser di HP.
Setiap perubahan tercatat di pemesanan. Setiap pemesanan menyimpan riwayat perubahan lengkap dengan tanggal dan siapa yang mengubahnya. Jadi saat ganti shift, orang berikutnya bisa melihat apa yang sudah disepakati.
Tagih biaya lewat link pembayaran. Link pembayaran tersedia di semua paket, jadi tamu bisa membayar biaya late check out sebelum pulang.
Kabari tamu sebelum mereka datang. Email konfirmasi pemesanan dan email sebelum kedatangan terkirim di semua paket, jadi aturan Anda sampai ke tamu lebih awal.
Satu inbox tamu di paket Pro dan Business. Inbox tamu (membuka tab baru) menyatukan pesan tamu dari Booking.com, Airbnb, dan Expedia, jadi permintaan late check out tidak terselip.
Tampilan berbahasa Indonesia. Tim Anda bisa memakai seluruh dashboard dalam Bahasa Indonesia.

Saat onboarding, tim Kiyo menyiapkan kamar dan menghubungkan OTA Anda bersama Anda. Paket mulai Rp40rb per kamar per bulan (membuka tab baru). Setup gratis, bayar mulai go-live, jaminan uang kembali 14 hari.

Minta demo