Par Stock Linen Hotel: Berapa Banyak yang Dibutuhkan

Apa arti "par" untuk linen hotel?

Istilah par berasal dari pengendalian stok. Sebagian supplier menyebutnya singkatan dari "periodic automatic replacement". Di hotel, artinya sederhana: "satu set lengkap untuk setiap kamar".

Berikut isi satu par untuk satu kamar. Supplier linen besar, Standard Textile (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris), menyebut set yang umum seperti ini:

satu set sprei dan sarung duvet per tempat tidur
sarung bantal untuk setiap bantal
satu pelindung kasur (mattress protector) per tempat tidur
handuk mandi, handuk tangan dan waslap untuk kamar

Anda bisa menyesuaikan set ini dengan kamar Anda. Vila dengan kolam renang bisa menambah handuk kolam. Kamar dorm hostel mungkin tidak butuh handuk tangan. Prinsipnya tetap sama. Tulis kebutuhan satu kamar, dan daftar itulah 1 par Anda.

Jadi kalau Anda punya 10 kamar dengan satu tempat tidur double, 1 par sprei datar adalah 10 lembar. Dengan 3 par, Anda butuh 30 lembar.

Kenapa 3 par jadi titik awal yang umum?

Coba bayangkan posisi linen di hari biasa.

Par 1 ada di kamar. Sedang dipakai tamu.
Par 2 ada di laundry. Diambil dari tempat tidur pagi ini dan sedang dicuci.
Par 3 ada di rak. Sudah bersih, sudah "istirahat", dan siap dipakai besok.

Kalau hanya punya 2 par, linen langsung berpindah dari mesin pengering ke tempat tidur. Kalau laundry terlambat satu hari, kamar tidak bisa disiapkan. Standard Textile menyarankan kebanyakan properti memakai 3 par. Seorang executive housekeeper yang dikutip Hotel Management (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris) juga menyebut rata-rata tiga putaran. Untuk melihat tempat linen dalam pekerjaan yang lebih luas, baca housekeeping adalah apa (membuka tab baru).

Beberapa barang lebih jarang diganti. Bantal, duvet dan pelindung kasur tidak diganti setiap tamu. Standard Textile menyebut sekitar 1,25 par adalah aturan umum untuk barang ini, supaya ada cadangan kalau ada yang kotor.

Par sesuai cara laundry: apa kata sumbernya

Faktor terbesar adalah laundry Anda. Linen yang dicuci di luar properti butuh waktu lebih lama untuk kembali.

Cara laundry atau jenis linen	Tingkat par	Sumber
Punya mesin cuci dan pengering sendiri, dicuci hari itu juga	3 par: satu di kamar, satu dicuci, satu di rak	Standard Textile (3 par sebagai standar); Hotel Management (rata-rata tiga putaran)
Laundry luar	3 sampai 5 par: properti yang memakai laundry luar sering menaikkan stok dari 3 par ke 5 par	Standard Textile
Bantal, duvet, pelindung kasur (diganti hanya kalau kotor atau rusak)	Sekitar 1,25 par	Standard Textile

Di rentang 3 sampai 5 par, hitung berapa set yang sedang di luar pada waktu yang sama. Kalau laundry mengembalikan linen besok, satu set tambahan sedang di luar, jadi 4 par. Kalau butuh 2 hari atau lebih, dua set bisa di luar, jadi 5 par. Musim hujan tanpa pengering, banyak check-out di hari yang sama saat high season, dan tamu menginap lama dengan penggantian lebih jarang juga mengubah angkanya. Amati beberapa minggu, lalu sesuaikan.

Contoh lokal: banyak vila di Bali mengirim linen ke vendor laundry. Di musim hujan, linen lebih lama kering. Vila yang cukup dengan 4 par di bulan Agustus bisa kekurangan di bulan Januari. Menambah satu par sebelum musim hujan lebih murah daripada membuat tamu menunggu kamarnya siap. Kalau Anda memakai vendor luar, panduan kami tentang memilih jasa pembersihan Airbnb (membuka tab baru) berisi pertanyaan soal waktu pengembalian yang bisa Anda ajukan.

Cara menghitung par stock linen, langkah demi langkah

Pakai rumus sederhana ini untuk setiap barang:

Jumlah yang dibutuhkan = jumlah tempat tidur (atau kamar) x jumlah barang per tempat tidur x par

Hitung dengan urutan ini:

Tulis set untuk satu kamar. Untuk setiap tipe kamar, catat jumlah sprei, sarung bantal dan handuk.
Hitung tempat tidur dan kamar. Tempat tidur menentukan sprei. Jumlah tamu menentukan handuk.
Pilih par Anda. Pakai tabel par di atas, lalu hitung berapa set yang sedang di laundry.
Kalikan. Tempat tidur atau kamar x barang per kamar x par.
Tambah cadangan kecil untuk rusak dan hilang. Sebagian linen akan robek, bernoda, atau terbawa di koper tamu.
Cek dengan ruang penyimpanan. Kalau tidak muat, mungkin yang Anda butuhkan laundry lebih cepat, bukan linen lebih banyak.
Tulis di satu lembar. Ini lembar par Anda. Tempel di balik pintu linen room.

Contoh 1: vila 6 unit dengan laundry luar

Setiap vila punya satu tempat tidur king, dua bantal per tamu (empat sarung bantal), dan handuk untuk dua tamu. Laundry mengembalikan linen keesokan harinya, jadi pemilik memilih 4 par.

Barang	Per vila	x 6 vila	x 4 par	Total yang perlu dimiliki
Sprei fitted (king)	1	6	4	24
Sarung duvet (king)	1	6	4	24
Sarung bantal	4	24	4	96
Handuk mandi	2	12	4	48
Handuk tangan	2	12	4	48
Handuk kolam	2	12	4	48
Keset kamar mandi	1	6	4	24

Contoh 2: hotel 20 kamar dengan laundry sendiri

Setiap kamar punya satu tempat tidur queen, empat sarung bantal, dan handuk untuk dua tamu. Linen dicuci di properti di hari yang sama, jadi pemilik memilih 3 par.

Barang	Per kamar	x 20 kamar	x 3 par	Total yang perlu dimiliki
Sprei datar atau fitted (queen)	2	40	3	120
Sarung bantal	4	80	3	240
Handuk mandi	2	40	3	120
Handuk tangan	2	40	3	120
Waslap	2	40	3	120
Keset kamar mandi	1	20	3	60

Ini contoh hitungan untuk menunjukkan caranya. Set per kamar Anda pasti berbeda. Ganti dengan angka Anda sendiri.

Contoh hitungan dalam Rupiah: biaya satu par tambahan

Contoh ini memakai harga karangan. Tanyakan harga asli ke supplier Anda, lalu masukkan angkanya.

Kembali ke kompleks 6 vila di Contoh 1. Bayangkan pemilik ingin naik dari 4 par ke 5 par sebelum musim hujan. Satu par tambahan berarti satu set lengkap lagi untuk setiap vila:

Barang	Tambahan (1 par)	Contoh harga per buah	Biaya tambahan
Sprei fitted (king)	6	Rp250.000	Rp1.500.000
Sarung duvet (king)	6	Rp300.000	Rp1.800.000
Sarung bantal	24	Rp50.000	Rp1.200.000
Handuk mandi	12	Rp120.000	Rp1.440.000
Handuk tangan	12	Rp50.000	Rp600.000
Handuk kolam	12	Rp100.000	Rp1.200.000
Keset kamar mandi	6	Rp60.000	Rp360.000
Total			Rp8.100.000

Dengan contoh harga ini, stok lengkap 4 par bernilai sekitar Rp32.400.000. Jadi satu par tambahan menambah kira-kira seperempat dari total biaya linen.

Sekarang bandingkan dengan pilihan lain. Kalau vendor laundry bisa menjanjikan linen kembali di hari yang sama selama musim hujan, pemilik mungkin tidak perlu par kelima sama sekali. Tanyakan ke vendor dulu. Beli hanya kalau vendor tidak bisa membantu.

Minta demo

Bagaimana menjaga par stock tetap pas?

Membeli linen dalam jumlah yang tepat itu mudah. Pekerjaan sebenarnya adalah menjaga jumlahnya tetap pas.

Hitung sebulan sekali. Pilih pagi yang sepi. Pakai laporan harian hotel (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris) untuk memilih hari dengan sedikit check-out. Hitung stok bersih di rak, linen di kamar, dan linen di laundry. Jumlahkan, lalu bandingkan dengan lembar par Anda.

Catat yang hilang. Tulis barang robek, bernoda dan hilang setiap minggu. Lama-lama polanya akan terlihat. Kalau sarung bantal sering hilang di pengiriman laundry yang sama, tanyakan ke vendor.

Rotasi stok. Taruh linen baru atau yang baru dicuci di belakang rak. Ambil dari depan. Dengan begitu setiap set dipakai dan istirahat secara merata.

Biarkan linen istirahat. Banyak supplier menyarankan linen didiamkan di rak setelah dicuci sebelum dipasang lagi. Ini satu alasan lagi untuk par ketiga.

Ganti linen secara terencana. Jangan tunggu sampai kekurangan di high season. Satu aturan dari buku ajar perhotelan adalah menyimpan sekitar satu par stok baru per tahun untuk penggantian. Anggap ini ide awal, lalu pakai hitungan bulanan Anda untuk memutuskan.

Tanda par stock Anda tidak pas

Yang terlihat	Biasanya artinya	Yang perlu dilakukan
Kamar menunggu sprei setelah check-out	Par terlalu rendah atau laundry terlalu lambat	Tambah satu par atau minta laundry lebih cepat
Staf memakai handuk lembap atau masih hangat	Linen langsung dari pengering ke kamar	Anda mendekati 2 par; tambah stok
Rak penuh dan sebagian set tidak pernah dipakai	Par terlalu tinggi	Berhenti membeli; pakai stok lama dulu
Banyak barang robek atau bernoda	Masalah keausan, bukan jumlah	Ganti yang rusak; cek setelan cuci
Hitungan tidak cocok dengan lembar par	Ada yang hilang atau pencatatan kurang	Hitung bersama daftar dari vendor laundry

Kesalahan umum soal stok linen

Membeli untuk musim sepi. Par yang cukup di bulan sepi bisa gagal saat semua vila check-out di hari yang sama. Rencanakan untuk minggu tersibuk Anda.
Hanya menghitung rak. Linen di kamar dan di laundry tetap milik Anda. Hitung di ketiga tempat itu.
Ukuran tercampur. Sprei queen di tempat tidur king hanya membuang waktu. Simpan tiap ukuran di rak terpisah dengan label yang jelas.
Tidak ada cadangan untuk noda. Setiap bulan pasti ada set yang rusak. Simpan cadangan kecil, supaya kamar tidak menunggu.
Memakai linen sebagai lap. Dengan cara ini handuk lama hilang dari hitungan. Tandai linen yang sudah pensiun supaya tidak kembali ke kamar.
Tidak menghubungkan linen dengan booking. Hari check-out yang ramai butuh lebih banyak set bersih. Lihat angka occupancy, ADR dan RevPAR (membuka tab baru) Anda untuk tahu bulan mana yang penuh.

Apa hubungan linen dengan booking Anda?

Pemakaian linen mengikuti check-out. Hari dengan delapan check-out butuh lebih banyak set bersih daripada hari dengan dua. Kalau Anda bisa melihat check-out besok sejak hari ini, Anda bisa merencanakan jadwal laundry.

Kiyo tidak menghitung linen untuk Anda. Lembar par Anda tetap yang melakukan tugas itu. Yang ditunjukkan Kiyo adalah sisi booking yang menjadi dasar lembar par, dan status kebersihan kamar setelah housekeeping aktif untuk properti Anda.

Check-out besok dalam satu daftar. Di kalender mobile Kiyo, lembar harian menampilkan kedatangan, kepulangan dan tamu yang sedang menginap. Jumlah check-out memberi tahu orang yang memesan laundry berapa set yang akan dilepas dari tempat tidur.
Satu kalender untuk semua channel. Booking dari OTA yang terhubung (Kiyo terhubung dengan 75+ OTA) ada di samping booking langsung Anda, jadi jumlah check-out mencakup semua channel. Booking lewat WhatsApp dan telepon baru terhitung setelah ada yang mencatatnya.
Status kamar untuk pembersihan (paket Business). Modul housekeeping sedang diluncurkan per properti, jadi akun Anda mungkin masih menampilkannya sebagai segera hadir. Kalau sudah aktif, kamar tampil sebagai kotor, sedang dibersihkan, inspeksi atau siap, jadi set bersih masuk ke kamar yang giliran berikutnya. Status kebersihan tidak mengubah kamar yang bisa dijual. Kalau istilah itu masih baru, baca panduan kami tentang status kamar hotel (membuka tab baru).

Cara onboarding Kiyo

Saat mulai, kami duduk bersama Anda dan memasukkan vila, harga dan channel OTA Anda. Kalau booking Anda selama ini dicatat di spreadsheet, data itu bisa diimpor dari file CSV atau TSV, sehingga check-out yang akan datang sudah ada di kalender sejak hari pertama. Properti Anda juga mendapat grup WhatsApp dengan tim kami, dan kami bisa membantu dalam Bahasa Indonesia.

Untuk rutinitas harian di sekitar kalender, baca panduan kami tentang operasi hotel (membuka tab baru). Untuk proses membersihkannya, baca panduan pembersihan Airbnb (membuka tab baru) kami.

Harga Kiyo dari Rp40rb per kamar per bulan (membuka tab baru), dan housekeeping ada di paket Business.