Invoice hotel: isi wajib dan contoh lengkapnya

Apa itu invoice hotel, dan apa bedanya dengan kuitansi?

Banyak orang mencampuradukkan tiga dokumen. Bentuknya mirip, tetapi tugasnya berbeda.

• Invoice. Meminta pembayaran, atau mencatat berapa biaya menginap. Bisa dikirim sebelum, selama atau setelah menginap.
• Kuitansi (receipt). Membuktikan uang sudah dibayar. Anda berikan setelah pembayaran masuk.
• Konfirmasi booking. Menegaskan bahwa kamar sudah dipesan untuk tamu. Mungkin menampilkan harga, tetapi tugas utamanya adalah mengonfirmasi pemesanan.

Jadi aturannya sederhana. Invoice berkata "ini biaya menginapnya." Kuitansi berkata "kami sudah menerima uang Anda." Banyak tamu meminta keduanya, jadi sebaiknya Anda kirim bersamaan.

Kalau Anda ingin tahu lebih banyak tentang sisi konfirmasi, baca panduan kami tentang konfirmasi booking hotel (membuka tab baru) (dalam bahasa Inggris).

Siapa yang biasanya meminta invoice hotel?

Sebagian besar tamu liburan tidak pernah meminta. Mereka sudah membayar di Booking.com atau Airbnb dan merasa cukup. Yang biasanya meminta adalah:

• Tamu perjalanan dinas. Perusahaan mengganti biaya mereka, tetapi hanya dengan invoice yang benar.
• Perusahaan dan agen perjalanan. Mereka membayar Anda lewat transfer bank setelah menginap dan butuh dokumen untuk disetujui.
• Penyelenggara acara atau rombongan. Mereka memesan banyak kamar dan harus membagi biaya antar orang.
• Tamu yang menginap lama. Mereka membayar mingguan atau bulanan dan ingin catatan setiap kali membayar.

Isi wajib invoice hotel

Aturan invoice berbeda di setiap negara. Meski begitu, hampir semua invoice hotel yang baik punya bagian yang sama. Gunakan daftar ini saat Anda membuat template sendiri.

Dua bagian kecil sangat membantu. Pertama, tulis mata uang di samping setiap angka, misalnya Rp atau IDR. Kedua, tulis nama tamu persis seperti di paspor atau KTP. Perusahaan bisa menolak invoice yang namanya salah.

Lihat bagaimana satu catatan booking menyimpan tamu, tanggal dan pembayaran di demo

Aturan nomor invoice

Berikan setiap invoice nomornya sendiri. Jangan pernah memakai ulang nomor, bahkan kalau invoice dibatalkan. Pola sederhana sudah cukup: awalan, tahun, lalu nomor urut. Misalnya INV-2026-0001, INV-2026-0002 dan seterusnya.

Kalau Anda mengubah invoice setelah dikirim, jangan mengedit invoice lama diam-diam. Kirim invoice baru, atau nota kredit, yang menyebut nomor lama. Dengan begitu Anda dan tamu sama-sama bisa mengikuti apa yang terjadi.

Contoh invoice hotel yang lengkap

Berikut contoh lengkap untuk sebuah villa kecil. Villa, tamu dan perusahaannya rekaan. Harganya juga rekaan, hanya untuk menunjukkan cara menghitung.

Contoh rekaan: Villa Kembang Sari, Ubud, Bali

• Nomor invoice: INV-2026-0142
• Tanggal invoice: 18 Desember 2026
• Ditagihkan kepada: PT Contoh Maju (rekaan), Jakarta, dengan NPWP perusahaan
• Tamu: Dewi Lestari (rekaan)
• Nomor booking: KB-88213
• Menginap: 14 Desember sampai 18 Desember 2026, 4 malam, satu Garden Suite

Pembayaran: transfer bank ke rekening yang tertera, paling lambat 31 Desember 2026.

Perhatikan bagaimana setiap baris menjawab satu pertanyaan. Apa yang dibeli? Berapa banyak? Dengan harga berapa? Tamu bisa mengecek setiap angka dengan kalkulator di ponsel dalam satu menit. Itulah tujuannya.

Dalam contoh ini, pajak ditampilkan sebagai satu baris di atas subtotal. Pengaturan Anda yang sebenarnya bisa berbeda. Ada properti yang menampilkan harga sudah termasuk pajak. Ada juga yang menambahkan service charge sebelum pajak. Tanyakan kepada konsultan pajak Anda cara mana yang cocok untuk usaha Anda, lalu gunakan cara yang sama di setiap invoice.

Pajak dan service charge di invoice

Pajak adalah sumber sebagian besar pertanyaan soal invoice. Aturannya tergantung lokasi properti Anda, jadi anggap bagian ini sebagai panduan umum, bukan nasihat pajak.

Di banyak negara, menginap di hotel dikenai pajak daerah, pajak penjualan nasional, atau keduanya. Di Indonesia, menginap di hotel biasanya dikenai pajak daerah yang ditetapkan oleh setiap pemerintah daerah. Undang-undang tentang hubungan keuangan pusat dan daerah, UU No. 1 Tahun 2022 (membuka tab baru), menetapkan batas atas pajak ini sebesar 10%. Setiap kabupaten atau kota lalu menetapkan tarifnya sendiri.

Beberapa kebiasaan sederhana membuat baris pajak tetap rapi:

• Tampilkan setiap pajak di baris sendiri. Jangan sembunyikan pajak di dalam baris kamar kalau tamu perlu melihatnya.
• Gunakan urutan yang sama setiap kali. Misalnya harga, lalu service charge, lalu pajak.
• Beri nama pajak dengan jelas. Tulis nama resminya, supaya akuntan perusahaan tahu pajak apa itu.
• Jangan menambahkan pajak yang tidak terutang kepada Anda. Misalnya, pungutan untuk wisatawan asing di Bali dibayar sendiri oleh wisatawan lewat situs resmi Love Bali (membuka tab baru). Pungutan itu bukan baris di tagihan hotel Anda.

Panduan pajak hotel di Indonesia (membuka tab baru) kami menjelaskan lebih dalam cara kerja pajak hotel daerah.

Buka sebuah booking di demo dan cek baris pembayarannya

Cara menangani deposit, pembayaran sebagian dan booking dari OTA

Banyak menginap dibayar bertahap. Tamu membayar deposit, lalu sisanya saat tiba. Invoice yang baik menampilkan setiap tahap, sehingga sisa tagihan selalu jelas.

Deposit

Tampilkan deposit sebagai baris pembayaran, lengkap dengan tanggalnya. Lalu tampilkan sisa tagihan. Jangan menurunkan harga kamar untuk menunjukkan deposit. Harga penuh tetap ada di invoice, dan deposit dikurangkan di bagian bawah.

Kalau tamu belum membayar deposit, Anda bisa mengirim invoice khusus untuk jumlah deposit saja. Tulis dengan jelas bahwa itu deposit untuk sebuah booking, lengkap dengan tanggalnya. Panduan kami tentang menindaklanjuti deposit kedatangan (membuka tab baru) berisi ide pesan untuk tamu yang terlambat membayar.

Booking dari Booking.com, Airbnb dan OTA lain

OTA adalah agen perjalanan online, seperti Booking.com atau Expedia. Saat tamu memesan lewat OTA, siapa yang mengirim invoice tergantung cara tamu membayar.

• Tamu membayar ke OTA. OTA biasanya memberi tamu kuitansinya sendiri. Kalau tamu juga meminta invoice dari hotel, Anda boleh membuatnya, tetapi samakan jumlahnya dengan yang dibayar tamu.
• Tamu membayar langsung di properti. Berarti Anda yang menagih, jadi Anda yang membuat invoice.

Selalu cek detail booking sebelum membuat invoice untuk tamu OTA. Harga yang dibayar tamu dan jumlah yang Anda terima setelah komisi OTA sering tidak sama. Invoice untuk tamu menampilkan jumlah yang dibayar tamu.

Pembayaran tunai atau metode lokal

Kalau tamu membayar tunai, transfer bank atau QRIS, tulis metode dan tanggalnya di baris pembayaran. QRIS adalah kode QR nasional Indonesia untuk pembayaran. Panduan kami tentang cara turis membayar hotel di Bali (membuka tab baru) menjelaskan pilihan yang umum dipakai tamu.

Invoice untuk tamu perusahaan

Tamu perusahaan adalah tempat invoice yang baik paling banyak menghemat waktu. Invoice yang salah bisa berarti menunggu uang berminggu-minggu.

Sebelum tamu menginap, ajukan tiga pertanyaan:

1. Siapa yang membayar: Anda sendiri, atau perusahaan Anda?
2. Nama perusahaan dan alamat persisnya apa untuk ditulis di invoice?
3. Apakah perusahaan Anda membutuhkan nomor pajak di invoice?

Tulis jawabannya di catatan booking pada hari tamu memesan. Dengan begitu invoice sudah benar sejak pertama kali dibuat.

Untuk perusahaan di Indonesia, nomor pajak perusahaan disebut NPWP. Banyak tim keuangan tidak bisa menyetujui invoice tanpa NPWP. Kalau perusahaan meminta faktur pajak resmi, yang disebut Faktur Pajak, aturannya tergantung status pajak usaha Anda, jadi tanyakan dulu kepada konsultan pajak Anda.

Memecah tagihan

Rombongan sering ingin satu invoice per orang, atau satu untuk kamar dan satu untuk makanan. Sepakati pembagiannya sebelum check-out. Lalu buat invoice terpisah yang jika dijumlahkan sama dengan total penuh. Beri setiap invoice nomornya sendiri.

Kesalahan invoice hotel yang sering terjadi

Kesalahan kecil berikut menyebabkan sebagian besar keterlambatan pembayaran:

• Tidak ada nomor invoice. Tim keuangan perusahaan tidak bisa melacaknya.
• Nama atau perusahaan salah. Tamu tidak bisa mengajukan klaim.
• Total tidak cocok. Selisih pembulatan kecil saja sudah membuat orang berhenti dan bertanya.
• Mata uang campur. Satu baris dalam dolar AS dan satu baris dalam Rupiah di invoice yang sama membuat semua orang bingung.
• Tidak ada detail pembayaran. Tamu ingin membayar, tetapi tidak tahu caranya.
• Mengedit invoice yang sudah dikirim. Ubahlah dengan invoice baru atau nota kredit.
• Terlambat mengirim. Kirim invoice dalam satu hari setelah check-out, selagi menginap masih segar dalam ingatan.

Satu kebiasaan sederhana memperbaiki sebagian besar masalah ini. Sebelum mengirim invoice apa pun, baca sekali seolah-olah Anda adalah akuntan tamu. Apakah setiap angka masuk akal dengan sendirinya? Kalau ada satu baris yang membuat Anda ragu, tamu dan akuntannya pasti juga ragu. Perbaiki baris itu dulu, baru kirim. Lima menit pengecekan ini jauh lebih murah daripada menunggu pembayaran yang tertahan berminggu-minggu karena satu kesalahan kecil.

Bagaimana Kiyo membantu urusan invoice hotel

Kiyo adalah sistem manajemen properti (PMS) untuk hotel kecil, villa dan guesthouse. PMS adalah software utama yang menjalankan booking, kamar dan front desk Anda. Baca juga apa itu PMS hotel (membuka tab baru) kalau istilah ini masih baru.

Di Kiyo, setiap booking menyimpan tamu, tanggal, kamar dan pembayaran dalam satu catatan. Dari booking itu Anda bisa mengunduh invoice PDF dengan satu tombol di dashboard. Invoice bisa menampilkan pajak Indonesia di barisnya masing-masing dan NPWP perusahaan di bagian Bill To. Itu mencakup bagian yang paling sering diminta tamu perusahaan.

Untuk booking yang dibuat di halaman booking Anda sendiri, email konfirmasi bisa membawa kuitansi PDF dan file XML Faktur Pajak. Tamu Anda menerima dokumennya tanpa Anda mengetik apa pun.

Kiyo juga terhubung ke 75+ OTA, jadi booking dari OTA masuk ke kalender yang sama dengan booking langsung Anda. Seluruh aplikasi tersedia dalam Bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, jadi setiap staf bisa memakainya.

Unduh contoh invoice dari sebuah booking di demo Kiyo

Paket dimulai mulai Rp40rb per kamar per bulan (membuka tab baru). Setup gratis, bayar mulai go-live, jaminan uang kembali 14 hari.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah invoice hotel sama dengan bill hotel?

Hampir sama. Orang memakai kedua kata itu. "Bill" umum dipakai saat check-out. "Invoice" umum dipakai saat perusahaan membayar belakangan. Keduanya sebaiknya menampilkan bagian yang sama.

Kapan sebaiknya saya mengirim invoice hotel?

Kirim saat check-out, atau paling lambat sehari setelahnya. Untuk tamu perusahaan yang membayar belakangan, kirim begitu menginap selesai. Untuk deposit, kirim invoice deposit saat tamu memesan.

Bolehkah saya mengubah invoice setelah dikirim?

Jangan mengeditnya diam-diam. Buat invoice baru, atau nota kredit, yang menyebut nomor lama. Dengan begitu kedua pihak bisa melihat perubahannya.

Apakah pajak wajib dicantumkan di invoice hotel?

Kalau Anda memungut pajak, tampilkan di baris sendiri. Aturan persisnya tergantung negara dan daerah Anda, jadi tanyakan kepada konsultan pajak setempat. Di Indonesia, tarif pajak hotel daerah ditetapkan oleh setiap kabupaten atau kota, sampai batas dalam undang-undang nasional.

Bagaimana kalau tamu memesan lewat OTA?

Cek cara tamu membayar. Kalau tamu membayar ke OTA, OTA biasanya memberi kuitansi. Kalau tamu juga ingin invoice dari hotel, samakan jumlahnya dengan yang dibayar tamu. Kalau tamu membayar langsung di properti, Anda yang membuat invoice.

Coba demo Kiyo dan buka sebuah booking