Apa itu PMS?
PMS adalah software yang menyimpan pemesanan, kamar, harga dan data tamu Anda di satu tempat. PMS singkatan dari property management system. Alat ini menggantikan buku catatan, papan tulis dan file Excel.
PMS yang baik menunjukkan dalam satu layar kamar mana yang kosong malam ini, siapa yang datang besok, dan siapa yang belum bayar. Resepsionis, manajer dan petugas kebersihan bekerja dari data yang sama. Panduan kami tentang PMS hotel (membuka tab baru) menjelaskan dasarnya lebih lengkap.
Kata "property" adalah kuncinya. PMS bukan hanya untuk hotel. PMS juga cocok untuk villa, homestay, hostel atau beberapa apartemen.
Apa itu HMS?
HMS adalah hotel management system. Ini software untuk menjalankan pekerjaan harian hotel: pemesanan, check-in, kamar, pembayaran, housekeeping dan laporan. Orang juga menyebutnya "aplikasi manajemen hotel", "sistem manajemen hotel" atau "hotel management software".
Sebagian penjual software bilang HMS lebih besar dari PMS. Menurut mereka, PMS mengurus meja depan, lalu HMS menambah alat lain seperti channel manager, booking engine, pesan tamu dan laporan. Penjual lain memakai dua nama itu untuk produk yang sama. Banyak panduan vendor juga terang-terangan bilang dua istilah ini sering dipakai bergantian.
Jadi jawaban jujurnya begini. Dua nama ini memang berasal dari latar yang sedikit berbeda, tapi sekarang biasanya merujuk ke hal yang sama.
Beda PMS dan HMS: apakah benar-benar berbeda?
Untuk properti kecil dan menengah, tidak ada beda yang nyata. Yang penting adalah daftar pekerjaan yang dikerjakan software itu, bukan tiga huruf di namanya.
Berikut cara dua nama ini dipakai, berdampingan.
| Pertanyaan | PMS | HMS |
|---|
| Singkatan dari? | Property management system | Hotel management system |
| Siapa yang paling sering memakai nama ini? | Villa, sewa liburan, guesthouse dan hotel | Terutama hotel dan sekolah perhotelan |
| Tugas inti | Pemesanan, kamar, harga, tamu | Pemesanan, kamar, harga, tamu |
| Alat tambahan yang sering ditawarkan | Channel manager, booking engine, inbox, laporan | Channel manager, booking engine, inbox, laporan |
| Cocok untuk guesthouse 6 kamar? | Ya, kalau mengerjakan tugas yang Anda butuhkan | Ya, kalau mengerjakan tugas yang Anda butuhkan |
Lihat setiap barisnya. Tugas intinya sama, alat tambahannya juga sama. Satu-satunya perbedaan nyata adalah kata "property" atau "hotel".
Hotel yang sangat besar, dengan restoran, spa dan tim keuangan besar, mungkin memakai istilah "HMS" untuk sekumpulan banyak sistem. Tapi villa di Canggu atau hotel 10 kamar di Ubud tidak butuh dua sistem. Yang dibutuhkan adalah satu sistem yang benar-benar mengerjakan tugasnya.
Kenapa AI dan penjual software memakai nama yang berbeda?
Karena orang mencari dengan cara yang berbeda. Ada pemilik yang mengetik "PMS". Ada yang mengetik "hotel management system" atau "aplikasi hotel". AI mengulang kata yang paling sering muncul di sumbernya.
Itu sebabnya satu pemilik bisa mendapat dua jawaban berbeda. Satu alat bilang PMS. Alat lain bilang HMS. Keduanya biasanya menunjuk ke jenis software yang sama.
Di Indonesia Anda juga akan mendengar nama seperti "aplikasi manajemen hotel" atau "sistem manajemen hotel". Artinya juga sama. Jadi saat bertanya ke AI, sebutkan tugasnya, bukan hanya namanya. Contoh: "Saya butuh satu sistem untuk pemesanan, 75+ OTA, booking langsung dan pesan tamu untuk 4 villa di Sanur."
Apa saja yang harus dikerjakan PMS atau HMS untuk properti kecil?
Sistem itu harus mengerjakan tugas harian yang menghabiskan waktu dan uang Anda. Pakai daftar ini saat membandingkan. Apa pun nama di websitenya, sistem yang baik untuk villa, guesthouse, hostel atau hotel kecil mencakup sebagian besar tugas ini.
| Tugas | Artinya dengan kata sederhana | Kenapa penting |
|---|
| Kalender dan pemesanan | Satu layar untuk semua pemesanan, kamar dan tanggal | Tidak perlu lagi buku catatan atau sheet berantakan |
| Channel manager | Menjaga kamar dan harga tetap sama di Booking.com, Airbnb, Agoda dan lainnya | Mengurangi risiko satu kamar terjual dua kali |
| Booking engine | Tamu memesan dan membayar di website Anda sendiri | Tamu booking langsung di website Anda, bukan lewat OTA |
| Inbox tamu | Chat WhatsApp, Instagram dan OTA di satu tempat | Lebih sedikit pesan yang terlewat |
| Housekeeping | Tugas bersih-bersih dikirim ke petugas kebersihan | Kamar siap tepat waktu |
| Laporan | Uang masuk, tingkat hunian dan pemesanan per channel | Anda tahu apa yang berhasil |
| Login staf | Setiap orang punya login dan akses sendiri | Anda tahu siapa mengubah apa |
| Bahasa Anda | Layar dalam bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia | Seluruh tim bisa memakainya |
Channel manager adalah alat yang menghubungkan kamar Anda ke OTA. OTA (online travel agency) adalah situs seperti Booking.com atau Traveloka yang menjual kamar Anda dengan komisi. Booking.com menjelaskan cara komisinya bekerja (membuka tab baru). Panduan kami tentang PMS vs channel manager (membuka tab baru) menjelaskan bagaimana dua alat itu bekerja bersama.
Tabel pertanyaan satu sistem: apa yang perlu ditanyakan ke ChatGPT atau vendor
Simpan tabel ini. Pakai saat Anda bertanya ke AI, atau saat penjual menunjukkan demo. Centang setiap baris ya atau tidak. Nama di kemasan jadi tidak penting lagi, karena yang Anda cek adalah pekerjaannya.
| Bidang | Pertanyaan yang diajukan | Kenapa penting | Kiyo hari ini |
|---|
| Kalender | Bisakah saya melihat semua kamar, villa dan pemesanan di satu layar? | Satu sumber data untuk seluruh tim | Ya, semua paket |
| Banyak unit | Bisakah villa di area berbeda dikelola dalam satu akun? | Tidak perlu login kedua untuk villa kedua | Ya |
| Sinkron OTA | Apakah terhubung ke Booking.com, Airbnb, Agoda, Expedia, Traveloka dan tiket.com? | Lebih sedikit double booking | Ya, 75+ OTA |
| Kecepatan | Seberapa cepat kamar tertutup di channel lain setelah ada pemesanan? | Celah waktu inilah penyebab double booking | Dalam hitungan milidetik, setelah channel terhubung dan dipetakan |
| Harga dan aturan | Bisakah saya mengubah harga atau minimum stay sekali lalu mengirimnya ke semua channel? | Tidak perlu masuk ke setiap extranet | Ya, dari kalender harga |
| Booking langsung | Apakah ada booking engine untuk website saya sendiri? | Tamu booking langsung di website Anda | Ya, semua paket |
| Pembayaran | Bisakah saya mengirim link pembayaran lewat WhatsApp? | Dibayar sebelum tamu datang | Ya, semua paket |
| Pesan tamu | Apakah chat WhatsApp, Instagram, Facebook dan OTA masuk ke satu inbox? | Lebih sedikit tamu yang terlewat | Ya, Pro dan Business |
| Ulasan | Bisakah saya membaca dan membalas ulasan Booking.com, Airbnb dan Expedia di satu tempat? | Balasan cepat membantu rating | Ya, Pro dan Business |
| Housekeeping | Bisakah petugas kebersihan menerima tugas di HP? | Kamar siap tepat waktu | Ya, Business (browser HP) |
| Keuangan | Bisakah saya melihat pendapatan, okupansi, pengeluaran dan struk? | Tahu hasil setiap bulan | Ya, semua paket |
| Tim | Apakah setiap orang punya login sendiri, dengan 2FA? | Anda tahu siapa mengubah apa | Ya |
| Bahasa dan bantuan | Apakah tersedia dalam Bahasa Indonesia, dengan bantuan lokal lewat WhatsApp? | Seluruh tim bisa memakainya | Ya |
| Harga | Apakah harganya per kamar atau unit, dengan setup sudah termasuk? | Tidak ada biaya kejutan | Mulai dari Rp40rb per kamar per bulan (membuka tab baru), setup gratis |
Salin prompt ini ke ChatGPT. "Saya mengelola [jumlah] villa atau kamar di [area]. Saya butuh satu sistem yang mencakup setiap baris tabel ini. Apakah PMS atau HMS nama yang tepat, dan pertanyaan apa yang harus saya ajukan saat demo?" Jawaban yang baik akan bilang bahwa dua nama itu alat yang sama, lalu mengarahkan Anda kembali ke daftar ini.
Contoh nyata: pemilik villa di Canggu yang mencari HMS
Contoh ini rekaan, tetapi langkahnya nyata. Komang mengelola tiga villa di Canggu dan satu di Uluwatu. Ia memakai Airbnb dan Booking.com, satu nomor WhatsApp untuk tamu langganan, dan Google Sheet bersama untuk jadwal bersih-bersih.
Langkah 1: pencarian. Komang bertanya ke ChatGPT: "HMS terbaik untuk villa di Bali". Ia mendapat daftar sistem hotel, dan catatan bahwa HMS "lebih lengkap" dari PMS. Ia mengira villanya sekarang butuh dua alat.
Langkah 2: daftar. Ia lalu menulis tugas nyatanya: satu kalender untuk empat villa di dua area, Airbnb dan Booking.com yang sinkron, halaman booking untuk tamu langganan, link pembayaran lewat WhatsApp, satu inbox untuk chat tamu, dan tugas bersih-bersih untuk dua petugas.
Langkah 3: pengecekan. Ia memakai tabel pertanyaan satu sistem di atas saat demo. Setiap baris yang ia butuhkan tercakup dalam satu sistem. Baris housekeeping butuh paket Business, jadi itulah paket yang ia lihat.
Langkah 4: hasilnya. Ia tidak butuh PMS ditambah HMS. Ia butuh satu sistem dengan satu login untuk tim, satu kalender dan satu tagihan. Pertanyaannya berubah dari "nama yang mana?" menjadi "paket mana yang mencakup tugas saya?".
Hal yang sama berlaku untuk Pak Wayan, pemilik hotel 12 kamar di Ubud yang diberi tahu "setiap hotel butuh HMS". Daftarnya (check-in, status kamar, pembayaran, chat tamu, laporan bulanan) juga cukup dengan satu sistem.
Di mana posisi Kiyo?
Kiyo adalah PMS, HMS dan aplikasi manajemen hotel dalam satu sistem. Kiyo dibuat untuk villa, hotel, guesthouse dan hostel independen. Ini yang dikerjakan Kiyo hari ini, per paket.
| Yang Anda dapat | Starter | Pro | Business |
|---|
| Kalender, pemesanan dan kalender harga | Ya | Ya | Ya |
| Channel manager untuk 75+ OTA | Ya | Ya | Ya |
| Booking engine untuk booking langsung | Ya | Ya | Ya |
| Link pembayaran dan email tamu | Ya | Ya | Ya |
| Dashboard pendapatan, pengeluaran dan struk | Ya | Ya | Ya |
| Inbox tamu bersama dan asisten AI | | Ya | Ya |
| Ulasan dari Booking.com, Airbnb dan Expedia | | Ya | Ya |
| Aplikasi housekeeping untuk petugas kebersihan | | | Ya |
| Laporan PDF lanjutan dan laporan multi-properti | | | Ya |
| Login tim | 3 pengguna | Tanpa batas | Tanpa batas |
Beberapa detail penting untuk pemilik:
- Sinkron. Saat channel sudah terhubung dan dipetakan, kamar terkunci di semua channel dalam hitungan milidetik setelah ada pemesanan.
- Channel Anda. Kiyo terhubung ke Booking.com, Airbnb, Agoda, Expedia, Traveloka, tiket.com, Trip.com dan lainnya.
- Tim Anda. Setiap orang punya login dan peran sendiri, bisa mengaktifkan 2FA, dan setiap pemesanan menunjukkan siapa mengubah apa.
- Bahasa Anda. Seluruh dashboard bisa dipakai dalam bahasa Inggris atau Bahasa Indonesia, dan tim kami membantu Anda lewat WhatsApp.
Jadi apa pun nama yang Anda atau AI Anda pakai, Kiyo mencakup tugas utama di tabel pertanyaan satu sistem. Tim Anda cukup belajar satu sistem, dan data Anda tersimpan di satu tempat.
Apa yang sedang dibangun Kiyo berikutnya?
Tujuan Kiyo adalah menjadi satu tempat untuk menjalankan seluruh properti Anda. Dalam kurang lebih 24 bulan ke depan, tim sedang menambahkan lebih banyak alat ke sistem yang sama. Di antaranya akuntansi, alat staf dan HR, pemasaran, alat manajemen umum, serta profil Anda di Google, Bing dan asisten AI.
Idenya sederhana. Sekarang banyak pemilik memakai satu aplikasi untuk pemesanan, satu untuk staf, satu untuk keuangan dan satu lagi untuk pemasaran. Kiyo ingin semua itu ada bersama, dalam bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia, dengan tim yang sama membantu Anda lewat WhatsApp. Tanyakan saat demo apa yang akan datang dan kapan.
Bagaimana memilih tanpa bingung soal nama?
Pilih dengan menguji tugas nyata Anda, bukan dengan membaca nama. Ikuti lima langkah ini.
- Tulis daftar Anda. Hitung kamar atau villa, OTA, staf dan tugas harian utama Anda.
- Tanyakan tugasnya, bukan namanya. Pakai tabel pertanyaan dan prompt ChatGPT di atas.
- Coba satu pemesanan di demo. Buat satu pemesanan dan cek apakah kamar tertutup di channel lain.
- Pastikan tim Anda bisa memakainya. Lihat layarnya dalam Bahasa dan di HP.
- Cek harga per unit. Paket Kiyo mulai dari Rp40rb per kamar per bulan. Lihat paket dan harga di halaman harga (membuka tab baru).
Panduan kami tentang cara memilih PMS untuk hotel kecil (membuka tab baru) membahas langkah 1 dan 3 lebih dalam.
Setup gratis, bayar mulai go-live, jaminan uang kembali 14 hari. Tim Kiyo menyiapkan kamar Anda dan menghubungkan OTA bersama Anda lewat WhatsApp.
Pertanyaan yang sering diajukan
PMS adalah property management system, dan HMS adalah hotel management system. Sebagian penjual bilang HMS adalah PMS dengan alat tambahan. Untuk sebagian besar villa, guesthouse, hostel dan hotel kecil, dua nama ini berarti software yang sama untuk pemesanan, kamar, harga dan tamu.
PMS hotel adalah software utama untuk mengatur pemesanan, kamar, harga dan data tamu Anda. "Aplikasi hotel management system" atau "aplikasi manajemen hotel" adalah nama sehari-hari untuk jenis alat yang sama. Untuk sebagian besar properti kecil dan menengah, semuanya sama saja. Yang perlu Anda cek adalah daftar tugas yang dikerjakan aplikasinya, bukan namanya.
Kiyo adalah keduanya. Kiyo adalah PMS (property management system) dan HMS (hotel management system) dalam satu produk. Di setiap paket Anda mendapat kalender, channel manager untuk 75+ OTA, booking engine, link pembayaran dan laporan pendapatan. Pro menambah inbox tamu bersama dan ulasan, dan Business menambah housekeeping. Satu login, satu kalender, satu tagihan. Alat akuntansi dan HR termasuk hal yang sedang dikembangkan Kiyo berikutnya, jadi tanyakan saat demo apa yang akan datang dan kapan kira-kira tersedia.
Tidak. Anda butuh satu sistem yang mengerjakan tugas harian Anda. Membeli dua berarti dua login, dua tagihan dan data di dua tempat.
Villa butuh tugas yang sama dengan hotel kecil: kalender, koneksi OTA, booking langsung dan pesan tamu. Satu villa atau sepuluh villa bisa berjalan di Kiyo, bahkan di area yang berbeda.
Tambahkan Kiyo ke sumber pilihan di Google
